CRM Open Source Software – Vor- & Nachteile

Bei der Anschaffung eines CRM-Systems geben viele Unternehmen der Verlockung nach und entscheiden sich aus Budgetgründen und wegen vermeintlich höchster Flexibilität für eine Open Source Software. Doch der Schein kann oft trügen: Ist ein System, welches kostenlos verfügbar ist, zu jeder Zeit mit selbst programmierten Funktionen ergänzt werden kann und das so viele Anwender wie gewünscht nutzen können, auch wirklich das Beste für die Kundenverwaltung oder das Marketing eines Unternehmens? Wie sieht es dabei mit der Sicherheit sowie Nachhaltigkeit aus? Wer hat wirklich alles Zugriff auf die Informationen Ihrer Datenbank? Lesen Sie im Folgenden die wichtigsten Hintergründe, die es bei der Entscheidung für oder gegen eine Open Source CRM-Software zu beachten gibt.

Was bedeutet „Open Source Software“?

Von Open Source Software spricht man, wenn der Quellcode eines Programms offenen Zugriff erlaubt und er damit von jedem verändert und weiterverbreitet werden kann. Zumeist werden die Produkte kostenfrei zum Installieren oder in der Cloud angeboten. Die Entwickler solcher Systeme arbeiten oft ohne Bezahlung aus Gemeinnützigkeit und deshalb nur in ihrer freien Zeit an den Projekten. Somit gibt es meist auch keine Unternehmensstruktur, welche Möglichkeiten für den direkten Kontakt mit den Programmierern bietet, falls Fragen der Anwender zu den Funktionen aufkommen. Wer Informationen oder Support benötigt, ist zuerst einmal auf Foren im Internet (die sog. „Communities“) oder Kontakt per Mail angewiesen.

Bei Open Source Software steht der Quellcode des Programms zur Einsicht und zu Bearbeitung offen. Sie ist oft kostenlos, die Entwickler arbeiten gemeinnützig.
Prüfen Sie vor dem Einsatz von Open Source CRM Software alle Informationen bzgl. der Faktoren Support, Sicherheit, DSGVO-Konformität und versteckte Kosten.

Nutzen und Nachteile von Open Source CRM-Software

Bei der Entscheidung, ob ein Open Source System zur Verarbeitung der Datensätze Ihrer Kunden im Zuge des CRM oder des Marketings genutzt werden soll, ist der Faktor Kostensenkung oft vorrangig. Prüfen Sie aber beim Vergleich der Systeme jegliche verfügbaren Informationen. Denn nur weil keine Lizenzkosten entstehen, heißt das nicht, dass gar keine Kosten entstehen. Wie sieht es mit der Sicherheit und der wichtigen Konformität nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) aus? Wie viel Zeit wird Ihr Team benötigen, bis alle Anwender angelegt sind und die Software mit allen Datensätzen Ihrer bestehenden Kunden gefüttert wird? Gibt es Unterstützung beim Erkunden der Funktionen? Wir haben für Sie ein paar wichtige Kriterien zusammengefasst, die bei der Abwägung von Nutzen und Nachteilen hinsichtlich einer Open Source CRM-Software beachtet werden sollten.

Support und dessen Kosten

Wie bereits erwähnt, kann es vorkommen, dass Open Source CRM-Software nicht von einem Unternehmen mit professionellen Support-Möglichkeiten entwickelt wurde. Informationen zu den Funktionen und deren Bedienung sind somit für die Anwender nur mühsam oder im schlechtesten Fall gar nicht zu erhalten. In manchen Fällen gibt es Unternehmen, die die Software zwar nicht entwickelt oder bei Ihnen installiert haben, sich aber auf ihren Support spezialisiert haben. Werden Sie bei einer solchen Firma zum Kunden, so ist dies mit kostenpflichtigen Verträgen verbunden, die unter Umständen den gleichen Preisfaktor nach sich ziehen, wie die Miete einer CRM-Software bei einem Entwickler.

Support ist bei Open Source CRM Software oft nur eingeschränkt oder gar nicht gegeben. Communities stellen hier die gängige Anlaufstelle für Informationen dar.
Da der Quellcode von Open Source CRM Software offen zugänglich ist, stellt dies ein potentiell großes Risiko bzgl. der Anfälligkeit für Hacker dar.

Sicherheitslücken

Der Quellcode bei eine CRM-Software liegt offen und ist für jedermann einsehbar und veränderbar. Damit haben Hacker die Chance, Sicherheitslücken zu finden und auszunutzen. Der mögliche finanzielle Schaden, der dann entsteht, wenn die Informationen Ihrer Kundenverwaltung für immer verloren gehen, manipuliert oder gezielt missbraucht werden, kann immens sein. Auch der Ruf Ihres Unternehmens kann dauerhaft geschädigt werden, wenn bekannt wird, dass Sie unter Umständen mit den Daten Ihrer Kunden nicht gemäß der DSGVO umgehen.

Server-Administration

Damit Ihr CRM-System auch sicher läuft und geschützt vor äußeren Angriffen ist, müssen Sie sich bei einer Open Source CRM-Software selbst um die oft kostenintensive Server-Administration kümmern: Verfügbarkeit, Performance, Datensicherheit (Back-Up-Service), Technikersupport, etc.
Dieser Service ist jedoch bei vielen Anbietern von proprietärer Software (Gegenteil von Open Source) normalerweise bereits in den Lizenzgebühren komplett enthalten, vor allem dann, wenn das System aus der Cloud kommt. Die Kunden deutscher Anbieter brauchen Sie sich in der Regel ebenfalls um die Einhaltung der Aspekte, die dabei im Rahmen der DSGVO zu beachten sind, keine Sorgen zu machen.

Um die Verwendung von Open Source CRM-Software sicherer zu machen, müssen Sie sich selbst um die oft kostenintensive Server-Administration kümmern.
Bei Open Source CRM Software kann sich der Anwender nicht darauf verlassen, dass Sicherheitslücken im System schnell durch Updates gestopft werden.

Nachhaltigkeit der CRM-Software

Der Anwender kann sich nicht darauf verlassen, dass CRM Open Source Systeme (schnell) weiterentwickelt werden, da die Projekte keine oder nur wenig zeitliche oder finanzielle Mittel haben. Möchten Sie die Software lange nutzen, obwohl sie nicht weiterentwickelt wird, müssen Sie auch etwaige Fehler hinnehmen, die nicht behoben werden. Wenn aus diesem Grund ein Wechsel zu einem anderen System nötig wird, ist dies für Sie und Ihr Team wieder mit Aufwand, viel Zeit für das Installieren und evtl. sogar mit Kosten verbunden.

Risiko bei eigenen Erweiterungen

Flexibilität macht Open Source System für die breite Masse attraktiv. Wenn Sie sich für die gewählte Lösung individuelle Funktionen oder Erweiterungen erstellen oder kostenpflichtig erstellen lassen, birgt dies jedoch ein damit verbundenes Risiko. Denn beim nächsten Software-Update kann es durchaus vorkommen, dass die Anwender aufgrund der geänderten Parameter des Systems die zuvor programmierten Erweiterungen nicht mehr oder nur noch teilweise nutzen können. Um wieder Zugriff auf die Funktionen zu erhalten, müssen Sie und Ihr Team erneut Zeit aufwenden oder kostenpflichtige Anpassungen vornehmen lassen.

Es besteht das Risiko, dass eigens erstelle Erweiterungen von Open Source CRM Software nach einem Update nicht mehr oder nur eingeschränkt funktionieren.
Im Vergleich zu Open Source CRM Software ist der AkquiseManager eine sichere, stabile und DSGVO-konforme Lösung, die immer weiterentwickelt wird.

Unsere Empfehlung: der sichere AkquiseManager

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass CRM Open Source Systeme auf den ersten Blick günstiger erscheinen, aber auch einige Gefahren und Risiken, z. B. hinsichtlich der DSGVO, mit sich bringen. Da eine CRM-Software essentielle Informationen über Kunden, Vertriebsaktivitäten sowie das Marketing verwaltet und viele interne Prozesse steuert, empfiehlt sich immer ein zweiter Blick, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Für alle Unternehmer, die eine stabile, schnelle und sichere CRM-Lösung zur Verwaltung ihrer Kontakte mit Kunden oder für ihr Marketing nutzen wollen, ist der AkquiseManager eine vorausschauende und nachhaltige Wahl. Vor allem das transparente Lizenzmodell macht die Kosten unserer proprietären Software für jedes Unternehmen kalkulierbar.

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