Prozessmanagement Software

Spricht man vom Prozessmanagement, so spricht man über die Planung, Durchführung, Kontrolle und Optimierung einer wiederkehrenden Abfolge miteinander verbundener Arbeitsabläufe beziehungsweise Aktivitäten sowie Aufgaben. Im Rahmen des Business Process Managements (BPM) versucht man diese Geschäftsprozesse effizient und zielgerichtet zu gestalten. Warum sich das auch für Ihr Unternehmen lohnt und warum der Einsatz einer Prozessmanagement Software dafür eine perfekte Lösung ist, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Darum ist ein effektives Prozessmanagement so wichtig

Vielleicht fragen Sie sich nun, worin der Sinn eines optimalen Prozessmanagements liegt. Durch klar strukturierte, ineinander übergreifende Prozesse können Sie die Effizienz innerhalb Ihres Unternehmens deutlich steigern, da Ihr Workflow optimiert wird. Durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen des BPM entfallen unnötige Arbeitsschritte, Ihre Mitarbeiter können sich anhand des bekannten Schemas einfach orientieren und wissen zu jeder Zeit, was Sie zu tun haben.

Deshalb passieren bei der Bearbeitung innerhalb eines Prozesses, wie etwa dem Verkaufsprozess oder der Kundenanlage, zeitgleich weniger Fehler, die Ihnen Zeit und auch viel Geld durch verlorene Aufträge, unzufriedene Kunden oder verpasste Liefertermine kosten können.

Tipp: Stellen Sie doch einmal mit einer Prozesslandkarte alle Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens visuell dar. Bereits durch die Erarbeitung/Aufzeichnung einer solchen Prozesslandkarte gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse über die Struktur und Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens.

Möglichkeiten des Prozessmanagements mit dem AkquiseManager BPM Tool

Die Implementierung des Prozessmanagements in Ihren Berufsalltag lässt sich dabei am einfachsten und besten mit BPM Tools, wie etwa den ameax BPM Software Modulen, durchführen. Eine optimale Prozessmanagement Software passt sich dabei Ihren Bedürfnissen und Workflows an. Mit individuell konfigurierten „Prozess Buttons“ können Sie einen Prozess definieren diesen automatisch zum nächsten richtigen Arbeitsschritt führen beziehungsweise durch die Software beenden lassen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass einer Ihrer Kunden gerne ein Informationsblatt zu Ihrem Produkt erhalten möchte. Genau für diesen Fall haben Sie zuvor einen Prozess in der Software definiert. Setzen Sie nun den Vertriebskampagnenstatus auf „Interesse Informationsblatt“, so erledigt das Tool die restliche Arbeit genau nach Ihren Vorgaben. Es wird etwa automatisch eine neue Aktivität angelegt, eine E-Mail mit den Informationen versendet und eine Wiedervorlage für das spätere Nachfassen zu vertrieblichen Zwecken erstellt. So verpasst der zuständige Kollege aus dem Vertriebsteam oder der Kundenbetreuer nicht das mögliche Potenzial eines Verkaufes.

Sie sehen also, dass Sie mit der Nutzung eines Prozessmanagement Tools mehrere Aufgaben in einem Aufwasch erledigen können. Mit der Zusammenfassung von einzelnen Arbeitsschritten zu einem sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern vermindern auch das Fehlerpotenzial um ein Vielfaches. Ihre Mitarbeiter können gar nicht anders, als sich an den spezifischen Prozess und seinen mit ihm verbundenen Ablauf zu halten. Auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Belegschaft wird durch das automatische Anlegen, etwa von Aktivitäten, Wiedervorlagen oder Terminen gestärkt. Jeder zuständige Mitarbeiter sieht sofort den Kampagnenstatus und kann auf alle relevanten Informationen zugreifen. In unserem Beispiel könnte ein jeder auf Anfrage sofort mitteilen, dass das Informationsblatt bereits versendet wurde.

Nicht zu unterschätzen ist auch die erweiterte Möglichkeit des Qualitätsmanagements und der Prozessmodellierung mit dem Tool. Sollten Sie anhand Ihrer Auswertung merken, dass der Prozess an einer Stellschraube noch angepasst werden muss, so ändern Sie diesen einfach in der Software ab. Gerade in unserer digitalen und dadurch äußerst schnelllebigen Welt, ist genau diese Prozessmodellierung notwendig, um mit der Zeit zu gehen und Ihre Arbeitsabläufe den aktuellen Anforderungen anzupassen. In nur wenigen Klicks setzen Sie so die Ergebnisse Ihres Qualitätsmanagements gezielt um und konfigurieren neue Prozesse im Tool.

Funktionen der AkquiseManager BPM Software im Rahmen des Prozessmanagements

Natürlich ist unsere Software nicht nur zum automatischen Versand von Informationsblättern geeignet. Die zahlreichen Funktionen des ameax AkquiseManagers und des Moduls speziell für das Projekt- und Aufgabenmanagement bieten Lösungen für viele Aufgaben und Anforderungen und sind damit Ihr idealer Partner rund um Ihr Prozessmanagement. Folgend zeigen wir Ihnen einige Funktionsbeispiele, die sowohl einzeln, als im Rahmen des Prozessmanagements in Kombination oder in Reihe geschaltet werden können.

Kombination von Zusatzfeldern mit Prozess Buttons

Mit flexiblen Zusatzfeldern können Sie spezifische Informationen bei einem Kunden erfragen und diese in seinem eintragen. Wurde nun ein solches Zusatzfeld ausgefüllt, haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Prozess in diesem Zusammenhang auszuführen. Falls Ihr Kunde etwa als VIP-Kunde klassifiziert wurde, so erscheint dadurch der Prozess Button „Kontaktaufnahme durch VIP-Kundenberater einleiten“.

Anlage von Dokumenten, wie Angeboten und Rechnungen

Definieren Sie Ihre Prozess Buttons so, dass Dokumente und Belege, wie etwa Rechnungen, mit einem Klick automatisch erstellt werden. Dabei ist die spätere Bearbeitung, z. B. bei Abweichungen vom Standard-Angebot, auch im Nachhinein noch möglich.

Einrichtung eines „Sales Funnels“

Unter „Sales Funnel“ versteht man die verschiedenen Schritte, die ein potentieller Interessent durchläuft, um zum tatsächlichen Kunden zu werden. Dieser Prozess kann durch Marketingmaßnahmen, wie dem Versand von vorgefertigten E-Mails, welche den Interessen Stück für Stück für den Kauf begeistern sollen, unterstützt werden. Genau hier greift der sog. Automailer des AkquiseManagers an. Einmal eingerichtet, verschickt er in vordefinierten Intervallen automatisch Nachrichten mit passenden Inhalten an Interessenten, die hierfür vorher ihr Einverständnis gaben.

Die automatische Anlage von Kundennummern

Besitzt Ihr Kunde noch keine Kundennummer, obwohl Sie gleich ein Angebot für Ihn erstellen wollen. Über die Prozess Buttons können Sie dies ohne viel Aufwand bewerkstelligen.

Änderung des Betreuers

Wird ein Interessent aufgrund einer Bestellung zum Kunden, können Sie automatisch einen Betreuerwechsel veranlassen. Dadurch funktioniert die Betreuerzuteilung künftig noch zielgerichteter.

Verschiebung von Wiedervorlagen um einen definierten Zeitraum

Sie haben einen Ihrer Kunden telefonisch nicht erreicht? Verschieben Sie die eingetragene Wiedervorlage einfach um einen zuvor definierten Zeitraum. Dadurch vergessen Sie die erneute Kontaktaufnahme auf keinen Fall.

Automatische Weiterleitung innerhalb des AkquiseManagers

Durch den Klick auf einen Prozess Button springt der ameax AkquiseManager automatisch zu einer vorher festgelegten, fast beliebigen Eingabemaske.

Mit dem ameax AkquiseManager Prozessmanagement Tool bieten wir Ihnen fast unbegrenzte Möglichkeiten, Ihre Prozesse flexibel innerhalb des BPM zu definieren und zu digitalisieren. So funktionieren Geschäftsprozesse selbst in einem anspruchsvollen Umfeld reibungslos und ohne Mühe.