Prozessoptimierung leicht gemacht dank dem AkquiseManager

Prozessoptimierung leicht gemacht dank dem AkquiseManager

Prozessoptimierung heißt schneller und effektiver Prozesse im Unternehmen umsetzen. So gelingt es den Unternehmen Geld und Zeit zu sparen. Im ersten Schritt überlegt man sich wie laufen eigentlich die einzelnen Prozesse im Unternehmen, also wer macht wann was mit welchen Ressourcen. Es ist ratsam nicht nur die am Prozess beteiligten Mitarbeiter, sondern auch Unbeteiligten (also Dritten) die Prozesse vorzustellen, um so neue frische Ideen und Impulse für eine Optimierung zu bekommen.

Szenario  "Prozessoptimierung im Telefonmarketing"

  • Wo sind die Unterlagen hinterlegt die man online versenden möchte?
  • Verfügen alle Beteiligten über die gleichen aktuellen Unterlagen?
  • Welche Emailtexte werden für die verschiedenen Mailings verwendet(z.B. für die Unternehmensvorstellung nach dem Erstkontakt, Terminvereinbarungen, bei „kein Interesse“, etc.)?
  • Welcher Mitarbeiter pflegt die Kundendaten ein zum Abtelefonieren?
  • Welcher Mitarbeiter telefoniert welche Kontakte wann ab?
  • Wer hat Zugriff auf welchen Terminkalender (z.B. vom Vertriebsmitarbeiter), um als Telefonistin bei Interesse die freien Termine zu kennen und um den neuen Termin gleich einzutragen?
  • Was passiert mit dem Interessenten nach dem telefonischen Erstkontakt, also wer fasst telefonisch nach und sendet vorher die Erstinformationen per Email?
  • Was passiert mit den Kontakten die kein Interesse haben?

Seine Prozesse kritisch zu hinterfragen lohnt sich!

Der größte Vorteil bei der Prozessoptimierung ist es, dass man sich mit den eigenen internen Prozessen auseinandersetzt und automatisch kritisch prüft was noch verbessert und optimiert werden kann. Demnach ist die Prozessoptimierung ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Unternehmensführung. Ist der Prozess einmal im AkquiseManager hinterlegt, dann kann er als Standard für mehrere Mitarbeiter verwendet werden. Prozesse können so zukünftig per Knopfdruck als Work-Flow ausgelöst werden. Im AkquiseManager sprechen wir von sogenannten Prozess-Buttons die man für die einzelnen Prozesse erstellt. Diese können vom Mitarbeiter einfach geklickt werden und lösen mehrere Vorgänge aus wie z.B. bei „Kunde hat Interesse“ werden automatisch mit den Kontaktdaten des Ansprechpartners per Email die Erstinformationen (Textvorlage inkl. Prospekt) verschickt, gleichzeitig eine Wiedervorlage in 7 Tagen für den zuständigen Außendienstmitarbeiter angelegt und gleichzeitig der Status des Kunden auf „Interesse“ gesetzt. Vorher waren es viele verschiedene einzelne Schritte die man machen musste die zeitaufwendig waren und nach der Prozessoptimierung ist es für den Mitarbeiter der den Prozess einleitet nur noch ein Klick.

Prozessoptimierung spart Zeit und Geld!

In der so gewonnen Zeit können weitere Interessenten telefonisch kontaktiert werden. Das zeigt, dass man mit der Prozessoptimierung Zeit sparen kann. Die Telefonistin konzentriert sich auf das Wesentliche und nicht auf administrative Arbeiten. So arbeitet die Abteilung hocheffektiv und erreicht am Tag vielleicht mehr Interessenten am Telefon als der Wettbewerb.

An dem Beispiel „Szenario  Prozessoptimierung im Telefonmarketing“ sieht man, dass es im Unternehmen oft Abläufe gibt die sich wiederholen. Wenn man diese Abläufe definiert hat, dann lassen sie sich mit wenigen Klicks auf den AkquiseManager übertragen und vereinfachen.

Die Erfahrung zeigt, dass oft erst durch die Software deutlich wird welche Prozesse vereinfacht werden können. Es lohnt sich demnach seine eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und anhand des AkquiseManagers echte Prozessoptimierung zu betreiben.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung!

Das Team vom AkquiseManager unterstützt Sie gern bei Ihrer Prozessoptimierung und gibt Ihnen wertvolle Tipps wie Sie mit dem AkquiseManager noch effektiver und erfolgreicher arbeiten können. Sprechen Sie uns einfach an.