Lead-Management-Software

Das richtige Management von Leads (von sich aus interessierten potentiellen Kunden) ist eine der wichtigsten Aufgaben im Vertrieb. Durch genau aufeinander abgestimmte Prozesse und damit verbundenen reibungslosen Service können die Interessenten mit wenig Aufwand durch die verschiedenen Stufen des Verkaufs geschleust und mit hoher Wahrscheinlichkeit bis zum Abschluss gebracht werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie bei diesem Unterfangen im Rahmen Ihres CRM (Customer Relationship Management = Kundenbeziehungsmanagement) mit dem AkquiseManager nicht ins Straucheln geraten und Ihrem Unternehmen viele Aufträge bescheren.

Was bedeutet „Lead-Management“?

„Lead“ ist ein Begriff aus dem Marketing. Seiner Definition nach bezeichnet er einen potentiellen Neukunden, der Interesse an einer Geschäftsbeziehung mit Ihnen hat und darum von sich aus Kontakt mit Ihrem Unternehmen anstrebt. Im Rahmen dieser ersten Kontaktaufnahme, beispielsweise per Mail oder einem Kontaktformular auf Ihrer Website, überlässt der Interessent Ihnen seine Kontaktdaten und gibt somit auch das Einverständnis zum Aufbau eines Dialogs.

Das Lead-Management umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um aus den qualifizierten, potentiellen Käufern oder Interessenten tatsächliche Käufer oder Kunden zu machen. Die Festlegung sowie anschließende Koordinierung der dafür notwendigen Prozesse ist dank moderner CRM-Software, wie dem AkquiseManager, ohne viel Aufwand und mit einer hohen Erfolgsquote möglich.

Vorteile beim Vertrieb durch klare Lead-Management-Verfahren

Leads sind für Unternehmen sehr wertvoll, denn es sind bereits „warme“ Kontakte mit hohem Kaufpotential. In der Regel ist es einfacher, aus einem Lead einen tatsächlichen Kunden zu gewinnen, als beispielsweise bei der telefonischen Kaltakquise. Solche Chancen versehentlich zu übersehen oder den Lead womöglich an einem bestimmten Punkt ungeschickterweise zu verlieren, wäre nicht nur ärgerlich, sondern auf die Dauer natürlich auch höchst geschäftsschädigend. Klare Strukturen beim Umgang mit dieser sehr lukrativen „Ressource“ (Lead-Management) sind daher nicht nur wünschenswert, sondern absolut notwendig.

Mit dem CRM-System AkquiseManager können die nötigen Prozessstrukturen entwickelt, etabliert und ständig erweitert oder bei Bedarf korrigiert werden. Dadurch können Sie sicher sein, dass die Arbeiten Ihres Marketings beim Vertrieb nicht ungenutzt verpuffen und sich folgende Vorteile ergeben:

  • Höhere Abschlussquoten
  • Keine übersehenen Leads dank automatischer Zuteilung an festgelegte Betreuer
  • Immer gleiche Arbeitsabläufe durch die Festlegung von Prozessreihenfolgen und den damit verbundenen Tätigkeiten („Statusangaben“, siehe nächster Abschnitt)
  • Schnelles, effizientes und effektives Arbeiten mit geringem Fehlerpotential
  • Hervorragende Möglichkeiten des Controllings und der Auswertung
  • Sicherer Leitfaden für Mitarbeiter und schnelle Einarbeitung neuer Kollegen
  • Übersichtliches und effizientes Management der Lead-Daten
  • Vermeidung redundanter Daten
  • Lückenlose Dokumentation der Lead-Historie

Verbesserte Teamarbeit (gleicher Kenntnisstand aller betreffenden Kollegen)

Lead-Management als Teil des CRM – so unterstützt Sie der AkquiseManager

Das Lead-Management ist ein Muss für alle Unternehmen, die z. B. Anfragen per Mail oder Telefon erhalten und diese professionell bearbeiten möchten, um aus ihnen Neukunden zu gewinnen. Sich vor der Etablierung zugehöriger Prozesse Gedanken über die zum Unternehmen passende Strategie auf diesem Gebiet zu machen, ist hierfür der erste essenzielle Schritt. Der AkquiseManager als Lead-Management-Software begleitet nicht nur den Lead, sondern auch seine Bearbeiter von der Leadgenerierung, über die einzelnen Bearbeitungsschritte bis hin zur statistischen Auswertung.

Der größte Vorteil daran ist, dass so Anfragen oder Leads nicht mehr versehentlich vergessen werden oder unbearbeitet bleiben. Wir zeigen Ihnen hier, wie ein solcher Bearbeitungsprozess aussehen kann und wie unser CRM-System Sie nicht nur dabei, sondern sogar schon bei der Generierung der Leads unterstützt:

Webformulare einrichten – Lead-Generierung auf der eigenen Website

Mit dem AkquiseManager erstellen Sie innerhalb weniger Minuten Anfrageformulare (Webformulare). Trägt ein Interessent darin seine Kontaktdaten ein, so werden diese automatisch in einen AkquiseManager-Datensatz umgewandelt. Dabei können natürlich z. B. auch schriftliche Anfragen oder Angaben zu Interessensgebieten der Kontaktperson hinterlegt werden, die das System ebenfalls in den Lead-Datensatz überträgt. Das Layout der Webformulare ist anpassbar und Sie können sie ohne viel Aufwand in Ihrer eigenen Firmenwebsite einbinden.

Work Flow festlegen – automatische Zuteilung an bestimmte Bearbeiter

Ist der Lead generiert, wird er anschließend dem entsprechenden Vertriebsmitarbeiter automatisch zur Bearbeitung zugeordnet. Die Zuordnung kann nach verschiedenen Kriterien geschehen, wie beispielsweise nach

  • Produkten
  • Bundesländern
  • Vertriebsgebieten
  • Angaben zu Interessensgebieten
  • Art der Anfrage (abhängig vom Formular, über den der Lead generiert wurde)

Solche Kriterien können von Ihnen frei definiert und jederzeit mit nur wenigen Klicks angepasst werden. Der AkquiseManager beinhaltet auch Software für den automatischen Versand von vorgefertigten, aber dennoch durch Textvariablen personalisierten, E-Mails. Somit ist es möglich, im Rahmen des CRM die Beziehung zum Interessenten durch eine freundliche Nachricht mit dem Inhalt „Danke für Ihre Anfrage“ oder den sofortigen Versand passenden Informationsmaterials gleich ein wenig weiter aufzubauen.

Statusangaben und Auswertungsmöglichkeiten – die Bearbeitungsschritte der Leads festlegen und diese verfolgen

Der Status gibt Aufschluss über den aktuellen Bearbeitungsstand. Die Statusangaben, welche in jedem Datensatz sofort ersichtlich sind, können im AkquiseManager als Bestandteil Ihres Lead-Managements frei angelegt und jederzeit ergänzt oder nachbearbeitet werden. Somit sind sie exakt auf die individuellen Bedürfnisse und notwenigen Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens zugeschnitten. Je nach durchgeführter Aufgabe hinterlegt der Bearbeiter im Lead-Datensatz durch die Auswahl aus der Liste vorgegebener Statusangaben den nächsten Schritt. Der Wechsel von Statusangaben kann mit einer Work Flow-Aktion gekoppelt werden, sodass auch gleich der Bearbeiter des Leads automatisch gewechselt werden kann.

Beispiel einer Status-Reihenfolge:

  • Leadimport (Interessent hat sich gerade in das Kontaktformular eingetragen)
  • Erstkontaktphase (telefonischer Kontakt durch Call-Center wird etabliert)
  • Angebotsphase (Interessent forderte Angebot an, evtl. Bearbeiterwechsel zum Innendienst)
  • Nachfassen (erneuter Anruf durch Call-Center/Innendienst nach Angebotsversand)
  • Momentan kein Interesse (keine sofortige Kaufentscheidung nach Angebot)
  • Kunde (Annahme des Angebots, evtl. Übergabe an Versandabteilung)
  • Kein Interesse (Interessent entschied sich doch gegen Kauf, evtl. Übergabe an Abteilung für Kundenrückgewinnung)

Als Unternehmer können Sie im Statistikbereich des AkquiseManagers zahlreiche Auswertungen mit Hilfe der der Statusangaben durchführen. Somit sind Sie immer gleich über den Stand der Dinge innerhalb der Vertriebsabteilung informiert.

Die Nachbearbeitung im Rahmen des Lead-Managements

Die zielgerichtete und aktive Generierung von Leads kostet Geld. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche der Leads zum Erfolg führen, welche nicht und warum. Wir verdeutlichen dies anhand eines Beispiels:

Angenommen, Sie starten zwei verschiedene Anzeigenkampagnen mit dem gleichen Budget, dann ist nicht die Anzahl der daraus erstandenen Leads entscheidend, sondern die tatsächliche Anzahl an Kunden, die sich aus den Leads ergeben sowie deren Kosten pro Stück.

Investiertes Budget Generierte Leads Gewonnene Neukunden Kostenaufwand pro Kunde
Kampagne A 2.000,- Euro 14 3 667,- Euro
Kampagne B 2.000,- Euro 7 5 400,- Euro

In der Tabelle scheint es auf den ersten Blick so, als ob Kampagne A erfolgreicher ist, da aus dieser mehr Leads generiert wurden. Auf den zweiten Blick erkennt man aber schnell, dass Kampagne B erfolgreicher war. Hier wurden mehr Neukunden aus den Leads generiert, was zu einer höheren Rentabilität bei deren Kosten pro Stück führt. Das Budget für die somit lukrativere Kampagne B jetzt zu erhöhen, wäre eine strategisch richtige Entscheidung, um mehr Neukunden zu gewinnen.

Um für die Kundengewinnung gezielt Anzeigen schalten zu können, ist es wichtig die Ergebnisse seines Marketings tagesaktuell zu überwachen und daraufhin die richtigen Entscheidungen zu treffen. Der AkquiseManager bietet Ihnen hierfür viele praktische Auswertungs- und Analysemöglichkeiten im Rahmen des effektiven Managements Ihrer Leads.

Exkurs: So können Leads generiert werden

Leads von hoher Qualität innerhalb der gewünschten Zielgruppen zu generieren ist eine fundamentale Aufgabe des Marketings und somit der wichtigste Bestandteil bei der Neukundengewinnung. Der Aufwand hierfür ist erfahrungsgemäß sehr hoch. Deswegen ist es bei der anschließenden Bearbeitung der ankommenden Interessenten so wichtig, diese durch das richtige Lead-Management auch möglichst erfolgreich in Kunden umzuwandeln. Folgend zeigen wir einige Möglichleiten der Lead-Generierung auf:

Online-Maßnahmen

Online können sehr vielfältige Werbemittel eingesetzt werden. Dies umfasst beispielsweise

  • Werbebanner
  • Newsletter
  • Mailings
  • Textlinks

die auf Websites, per Mail, in sozialen Medien oder direkt bei Suchmaschinen ausgegeben werden. Beim Klick auf das Werbemittel gelangt der Betrachter zu einer eigens dafür geschaffenen Landing-Page mit Kontaktformular und der Möglichkeit die Zustimmung zur Dialogaufnahme durch Ihr Unternehmen zu geben (lt. DSGVO). Diese Art der Lead-Generierung kann durch verschiedene Arten der sogenannten „Marketing Automation“ unterstützt werden, wie sie auch der AkquiseManager bietet.

Content-Erstellung/Verbreitung

Um spezielle Zielgruppen gezielt anzusprechen, können hochwertige Texte, wie

  • Whitepapers
  • Blogs
  • Checklisten
  • Leitfäden

erstellt und zum Download angeboten werden. Hierfür wird wiederum auf eine Landing-Page geleitet, auf der der Interessent ebenfalls das Einverständnis zur Kontaktaufnahme durch Sie geben kann, um mit einem Ihrer Mitarbeiter auch persönlich über das interessante Produkt oder die Dienstleistung sprechen zu können.

Messen

Präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen auf Messen oder ähnlichen Veranstaltungen, die Sie in Kontakt mit Mitgliedern Ihrer gewünschten Zielgruppen bringen. Vor allem im Bereich B2B ist dies ein probates Mittel zum „Netzwerken“ und um dabei im persönlichen Gespräch Kontaktdaten und das Einverständnis zur Vertiefung des Kontakts zu erhalten. Die so gesammelten Informationen können dann dem Vertrieb über die Lead-Management-Software zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.