Kundenmanagement-Software

Erfolgreiches Kundenmanagement fußt auf effektiven Prozessen und effizienten Strukturen innerhalb einer Firma.

Fakt ist: Je professioneller Sie Ihre Kunden verwalten, desto erfolgreicher werden Sie und Ihre Mitarbeiter sein. Erfolgreiches Kundenmanagement fußt auf effektiven Prozessen und effizienten Strukturen innerhalb einer Firma. Der AkquiseManager, als innovative CRM-Software, wurde von Anfang an gemeinsam mit den Kunden und Usern immer weiter perfektioniert, um kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) genau die Unterstützung zu bieten, die sie dabei brauchen. Der Bereich Kundenmanagement-Software ist sein Herzstück und die Basis vieler weiterer nützlicher Funktionen für Ihren Vertrieb und Ihr Marketing.

Kundenmanagement ist das betriebswirtschaftliche Werkzeug, um alle Arbeiten kundenorientiert auszurichten und dahingehend permanent zu verbessern.

Was ist Kundenmanagement?

Einer der essenziellsten Bereiche eines vertriebsorientierten Unternehmens ist ein effizientes, flexibles und klar strukturiertes Kundenmanagement. Ohne dieses ist es schlichtweg nicht möglich, wirtschaftlich und gewinnbringend arbeiten oder den Dreh- und Angelpunkt aller Tätigkeiten, den Kunden, begeistern und binden zu können. Es ist somit das betriebswirtschaftliche Werkzeug, um alle Arbeiten kundenorientiert auszurichten und dahingehend permanent zu verbessern und weiterzuentwickeln. Dabei werden sowohl strategische, als auch operative Ansätze verfolgt. Kundenmanagement beinhaltet die folgenden Elemente:

Kundenbeziehungsmanagement

Auch Customer Relationship Management (CRM). Hier geht es um die Kundenbindung nach der Prämisse, dass es oft deutlich günstiger ist, einen Bestandskunden lange zu erhalten, als einen neuen Kunden zu akquirieren.

Beim Kundenmanagement werden sowohl strategische, als auch operative Ansätze verfolgt. Kundenmanagement besteht aus verschiedenen Elementen.

Key-Account-Management

Betreuung der wichtigsten Kunden (z. B. nach Umsatz, Größe, Abnahmemengen, Reputation, etc.) durch einen eigenen oder eine Gruppe spezieller Mitarbeiter.

Ein Teil des Kundenmanagements ist das Key-Account-Management. Hierbei handelt es sich um die Betreuung der wichtigsten durch spezielle Mitarbeiter.

Kundenkontaktmanagement

Dokumentation und Archivierung aller Kontakte und dazugehörigen Daten mit dem Kunden (Telefon, E-Mail, Post, persönlich) für eine lückenlose Historie. Hier ist ebenfalls der Gesichtspunkt wichtig, die Daten bei Bedarf schnell und vollständig für die erneute/weitere Nutzung verfügbar zu machen.

Zum Kundenmanagement gehört auch das Kontaktmanagement. Dies ist die Dokumentation und Archivierung aller Kontakte und dazugehörigen Daten für eine lückenlose Historie.

Beschwerdemanagement

Bearbeitung und für den Kunden zufriedenstellende Lösung von Beschwerden und Reklamationen, sowie Ergreifung von Maßnahmen zur Vermeidung von Beschwerden in der Zukunft.

Zum Kundenmanagement gehört auch das Beschwerdemanagement. Hier geht es um die zufriedenstellende Lösung von Beschwerden und Reklamationen und deren Vermeidung.

Warum eine Kundenmanagement-Software einsetzen?

Eine Kundenmanagement-Software stellt die Basis einer jeden guten CRM-Software dar.

Wie im vorangegangenen Punkt erläutert, handelt es sich beim Kundenmanagement eigentlich um die Zusammenfassung vieler Disziplinen und damit verbundener Prozesse. Die dabei entstehende Menge an Daten muss natürlich auch allen Mitarbeitern aus den verschiedenen Abteilungen, wie z. B. Innendienst, Außendienst, CRM, Beschwerdemanagement, Marketing, etc., zu Verfügung stehen und immer auf dem aktuellsten Stand sein. Dies kann schon bei einem sehr kleinen Unternehmen nicht mehr mit analogen Mitteln oder einfachen Programmen, wie Papier, Bleistift, Notizen oder Excel-Tabellen, gelöst werden. Bei einem größeren KMU wäre dies ein ebenso größeres Ding der Unmöglichkeit.Darum braucht es eine zeitgemäße Lösung, wie den AkquiseManager. Unser System aus dem Bereich CRM beinhaltet im Kern eine ausgeprägte Kundenmanagement-Software. Diese ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Unternehmen, einschließlich aller komplexen und mehrstufigen Prozesse, auf die Erfüllung der Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden auszurichten.

Beim Arbeiten mit der Software können schon nach kurzer Zeit statistische Auswertungen und Kennzahlanalysen betrieben werden, die Ihnen ohne großen Aufwand sofort Antworten auf wichtige Fragen geben, wie beispielsweise:

  • Wer sind eigentlich unsere Kunden und welche Anforderungen haben sie?
  • Wie zufrieden sind die Kunden mit unseren Produkten und Dienstleistungen?
  • Welche Strategien und Maßnahmen sollten bedacht werden, um eine hohe Zufriedenheit oder Begeisterung jetzt und zukünftig zu gewährleisten? (Wichtig vor allem beim CRM!)

Für viele Unternehmen ist ebenfalls die Möglichkeit besonders wichtig, dass mehrere Teammitglieder auch mobil auf die gleichen Daten von jedem Ort aus zugreifen können. Auch das ist nur mit einer Kundenmanagement-Software, wie dem webbasierten AkquiseManager, denkbar.

Beispiele für die Bearbeitungsmöglichkeiten von Daten im Rahmen des Kundenmanagements

Die wichtigsten Faktoren beim Kundenmanagement sind die strukturierte und logische Qualifizierung der Kundendaten, die lückenlose Erfassung aller Kontakte und Aktivitäten mit einem Kunden sowie die Dokumentation der Korrespondenz. Eine Kundenmanagement-Software sollte hierfür die folgenden Kernfunktionen bieten:

Die strukturierte Qualifizierung der Kundendaten, sowie die Erfassung sämtlicher Kontakte, Aktivitäten und Korrespondenz sind die wichtigsten Faktoren beim Kundenmanagement.

Kategorisierung der Kunden

Es ist sehr sinnvoll, Kundendatensätze in unterschiedliche Segmente oder Kategorien, wie Branchen, Größe, Quelle, Interessen, usw. einzuteilen. Dies macht es gerade bei den Aufgaben in den Bereichen Vertrieb und Marketing deutlich einfacher, einen gewünschten Kundenkreis zu selektieren. Je besser Sie und Ihre Mitarbeiter diese Daten in der Kundenmanagement-Software pflegen und aktuell halten, desto zielgenauer können Sie Ihre Marketingaktionen einsetzen. Dies spart Ihnen viel Zeit und Geld. Vor allem aber erhöht es deutlich die Effizienz Ihrer Unternehmensaktivitäten.

Es ist sehr sinnvoll, Kundendatensätze in unterschiedliche Segmente oder Kategorien, wie Branchen, Größe, Quelle, Interessen, usw. einzuteilen.

Dokumentation durch Aktivitätseinträge

Wer sein Kundenmanagement im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Vollständige Dokumentationen von Kontakten, Absprachen, Notizen, Besuchen oder Verkäufen vereinfachen die Arbeit der verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, wie CRM, Außendienst, Innendienst, usw. Umso mehr Daten gesammelt und hinterlegt werden, umso besser kann ein Bild der Kunden und ihrer Potentiale erstellt werden, was z. B. sehr dienlich für die Kundenbindung ist.

Vollständige Dokumentationen vereinfachen die Arbeit der verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, wie CRM, Außendienst, Innendienst, usw.

Korrespondenzmanagement

Eine Historie aller Kontakte (Telefon, E-Mail, Post) mit einem Kunden sollte in jedem einzelnen Datensatz jederzeit verfügbar sein. So können sich andere beteiligte Mitarbeiter schnell in den Dialog einlesen und sind tagesaktuell informiert.

Zu einer voll ausgestatteten Kundenmanagement-Software gehört auch der Bereich der Korrespondenzdokumentation (Post, E-Mail, Fax).

So unterstützt Sie der der AkquiseManager beim Kundenmanagement / CRM

Kundenmanagement / CRM immer und überall

Mit dem webbasierte AkquiseManager können Sie immer und überall arbeiten und das nicht nur für ein gelungenes CRM. Vor dem Hintergrund der Kundenbindung können beispielsweise Ihre Mitarbeiter im Außendienst die Ergebnisse der Kundengespräche sofort vor Ort beim Kunden ins System eintragen. Dabei stoßen sie Prozesse, wie den Versand von wichtigen Unterlagen oder Angeboten, direkt an. So gehen keine Kundeninformationen mehr verloren und jeder profitiert von einer Zeitersparnis.

Vor dem Hintergrund der Kundenbindung können beispielsweise Außendienstmitarbeiter die Ergebnisse der Kundengespräche sofort beim Kunden ins System eintragen.

Sehr hohe Individualisierbarkeit

Wenn Sie Ihren Umsatz und Gewinn steigern wollen oder im Zuge der Prozessautomatisierung, ist es wichtig, dass Sie Ihre Kundenmanagement-Software individualisieren und so Ihren Anforderungen anpassen können. Auch dies ist beim AkquiseManager jederzeit, ohne Programmierkenntnisse und ohne zusätzliche Kosten im Do-it-yourself-Verfahren machbar.

Im Zuge der Prozessoptimierung ist es wichtig, dass Sie Ihre Kundenmanagement-Software individualisieren und so Ihren Anforderungen anpassen können.

Richtlinien bei der Nutzung der Kundendaten festlegen

Da es oft bestimmte Kundendaten oder Funktionen gibt, die nicht für alle Mitarbeiter verwendbar oder veränderbar sein dürfen, bietet Ihnen der AkquiseManager die Steuerung der Zugriffsrechte in Form verschiedener Rechtegruppen an.

Für die Steuerung, welche Funktionen oder Kunden von einem Mitarbeiter betreut werden dürfen, bietet der AkquiseManager den Bereich „Rechtemanagement“ an.

Import von Daten

Ihre Kundendaten werden momentan mit einer anderen Lösung verwaltet? Ist ein Export der Daten im Excel-/CSV-Dateiformat möglich, so können die ausgegebenen Tabellen anschließend vollkommen unabhängig von ihrer Größe einfach in den AkquiseManager importiert werden.

Der Import von Kundendatensätzen aus Excel- oder CSV-Tabellen in den AkquiseManager ist völlig unabhängig von der Menge der Datensätze möglich.

Kanalisierung von Kundendaten und Kontakten aus verschiedenen Quellen

Kundenanfragen über Ihre Homepage müssen zukünftig nicht mehr manuell in die Kundenmanagement-Software eingepflegt werden, sondern werden über ein extra erstelltes Webformular sofort in diese importiert. Ebenso kann direkt der richtige Ansprechpartner für die Bearbeitung hinterlegt werden (z. B. bei Fragen zum Produkt).

Die Kanalisierung von Kundendaten und Kontakten aus verschiedenen Quellen ist mit einer Kundenmanagement-Software schnell und einfach zu bewerkstelligen.

Datenpflege ist meist mit einem hohen Zeitaufwand und Eingabefehlern verbunden. Beim AkquiseManager wurde mit dem Fließtextimport diesem Umstand vorgesorgt. Daten eines Kunden werden einfach per „Copy & Paste“ aus digitalen Dokumenten übernommen. Eine einzigartige Funktion, die den AkquiseManager zu einem „Must-have“ macht.