CRM Tools für effizientes Sales & Marketing

Unabhängig von der Größe eines vertriebsorientierten Unternehmens und der Branche, in der es agiert, zählt die Pflege der Beziehungen mit seinen Kunden (CRM) immer zu den zentralen Aufgaben. Erfolgreiche Firmen meistern genau diese Herausforderung durchweg sehr gut. In aller Regel hat ein modernes CRM Tool Ordnung in das Chaos ihrer Kundendaten gebracht und lästige, zeitraubende Routineaufgaben in den Bereichen Sales, Marketing, Kundenservice und Support erleichtert oder sogar komplett übernommen.

Unternehmen und Dienstleistern, die ihre Kunden und Kontakte professionell verwalten möchten, bietet der Markt garantiert mehrere auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene CRM Tools. Falls Sie vorhaben, ebenfalls zukünftig eine CRM Software einzusetzen, jedoch noch unsicher sind, zu welcher Lösung Sie greifen sollen, helfen Ihnen die folgenden Ausführungen bei der Entscheidungsfindung.

Was müssen moderne CRM Tools können?

Die Abkürzung CRM steht für Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement). Neben den Bereichen Sales, Marketing, Accounting, usw. gehört CRM ebenfalls zu den essentiellen Abteilungen oder Aufgabengebieten eines jeden modernen, vertriebsorientierten Unternehmens. Um eine lange und für alle Seiten lukrative Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten, obliegt es diesem Bereich, alle dafür nötigen Gegebenheiten zu etablieren. Hierzu zählen vor allem das Schaffen von gerechtfertigtem Vertrauen, z. B. durch stets eingehaltene Absprachen oder dem Entgegenbringen echter Wertschätzung, beispielsweise durch Einladungen zu Veranstaltungen aufgrund besonderer Firmentreue. Ohne die Unterstützung durch darauf spezialisierte Software ließen sich die genannten Beispiele nur schwer, bis gar nicht verwirklichen.

Ein CRM System kann als Gesamtpaket mehrere CRM Tools beinhalten. Bestenfalls sollte es modular aufbaubar und an die Bedürfnisse einer Firma anpassbar sein.

Ein CRM System kann als Gesamtpaket mehrere CRM Tools beinhalten. Im besten Fall sollte es einen modularen Aufbau besitzen. Dadurch können seine Funktionen und Features genau an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst und bei Bedarf mit der Zeit Stück für Stück ergänzt werden. Dies macht sich auch positiv bei den Kosten bemerkbar, sodass beispielsweise Start-ups den einzureichenden Business Plan nicht unnötig aufblähen müssen.

Mit dem grundlegendsten CRM Tool, der Kundendatenbank, lassen sich beispielsweise alle Kontaktdaten mit Hilfe eines aufgeräumten und übersichtlichen Adress- und Kontaktmanagements verwalten. Dabei verfügt dieses Tool ebenfalls über umfassende Such- und Auswahlfunktionen für die exakte Selektion von Zielgruppen für die Durchführung bestimmter Aufgaben, wie den Versand von Mails durch das Marketing. Auch anschließende Analysen und Auswertungen werden mit Hilfe der Funktionen zum Selektieren und einem angegliederten Statistikbereich zum Kinderspiel.

Ein weiteres Feature eines guten CRM Systems sollte die Integration eines Faktura-Moduls sein. Damit generieren Sie Belege für den Angebots-, Auftrags- und Rechnungsversand direkt innerhalb einer einzigen Software. Die Investition in zusätzliche Programme und deren Pflege ist dadurch auch nicht nötig, was zu einer deutlichen Erleichterung des Arbeitsalltags führt. Ein automatisiertes Mahnwesen, welches Ihnen auch noch die lästigen Erinnerungen und Mahnungen an säumige Debitoren abnimmt, rundet die Funktionen eines gelungenen Faktura-Moduls ab.

Darüber hinaus lassen andere CRM Tools auch weitere zeitintensive Routineaufgaben automatisch ablaufen, wodurch Sie sich wertvolle Manpower und Arbeitszeit sparen. Zeit, die Sie für Ihre Vertriebsaktivitäten sinnvoller einsetzen können. Erstellen Sie beispielsweise voll autonom ablaufende Prozesse für den Umgang mit neu eintreffenden Leads. Von der Verarbeitung der Daten einer Eintragung in ein Kontaktformular auf Ihrer Website, über den Versand einer vorgefertigten Bestätigungsmail bis hin zur korrekten Zuteilung des Leads an den passenden Fachbereich vergehen nur Sekundenbruchteile ohne Zutun von außen. Für die folgende Bearbeitung durch einen Betreuer stehen diesem auch Textvorlagen für die weiteren Kontakte via E-Mail oder Post zur Verfügung. Diese sind mit Variablen versehen, welche sich mit den Angaben aus dem Datensatz des Leads selbst bestücken, wodurch immer ein persönlicher Bezug zum Adressaten sichergestellt wird. Ohne viel selbst Tippen zu müssen wird die weiterführende Korrespondenz spürbar erleichtert.

Dies waren nur einige Beispiele von vielen, wie eine CRM Software mit ihren einzelnen Funktionen Ihr Unternehmen bereichern kann. Sobald die CRM Tools in alle Geschäftsprozesse integriert sind, entsteht in relativ kurzer Zeit ein immenses Wissen bezüglich tatsächlicher und potentieller Kunden sowie über Märkte und Wettbewerber. Das gesamte operative Geschäft wird „nebenbei“ auch transparenter und effizienter.

Hinweise, die darauf deuten, dass Sie ein CMR Tool benötigen

Schon beim ersten Hinweis, der darauf deutet, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein CRM-System benötigen, lohnt sich eine sofortige Anschaffung definitiv!

Falls Sie auch nur einen der nun folgenden Anhaltspunkte in Ihrem Unternehmen beobachten, lohnt sich der Einsatz eines CRM Tools definitiv! Sorgen Sie dafür, dass Sie die Daten zu Ihren (potentiellen) Kunden schneller finden, effizienter verwalten und gekonnt verwenden können, um sie für sich zu gewinnen und dauerhaft zu binden.

  • Sie haben öfters Schwierigkeiten, dringend benötigte Kundendaten schnell oder überhaupt zu finden, was viele Aufgaben oder Entscheidungsprozesse zu lange blockiert.
  • Es ist bekannt, dass der Kundenservice nicht optimal funktioniert, weswegen manche Kunden bereits so verärgert sind, dass sie abspringen.
  • Sie nutzen eine Vielzahl verschiedener Anwendungen (Excel, Word, Outlook, Access, usw.) und Dateien an unterschiedlichen Speicherorten, um Ihre Kundendaten zu verwalten.
  • Die Zusammenarbeit innerhalb der Teams gestaltet sich kompliziert oder aufwendig, weil die einzelnen Mitglieder meistens nicht am gleichen Ort arbeiten.
  • Ihre Vertriebsmitarbeiter sind häufig auf Geschäftsreise und führen aus Zeitmangel nur lückenhafte oder fehlerhafte Besuchsberichte.
  • Ihr Unternehmen wächst so rasant, dass Sie sich mit dem damit einhergehenden Strom an Daten (Leads, Korrespondenz, Belege, etc.) überfordert fühlen.

Die positiven Effekte von CRM Systemen

Durch den Einsatz moderner CRM Software können Sie und/oder Ihre Mitarbeiter auf sich ändernde Marktbedingungen oder auf Vertriebschancen bedeutend schneller reagieren und mehr Aufträge in kürzerer Zeit bearbeiten sowie positiv abschließen. Sie profitieren u. a. von diesen positiven Effekten:

  • Mehr begeisterte und von Ihnen überzeugte Bestandskunden durch akkurate Pflege auf Basis der immer an einem einzigen Punkt gespeicherten und fundierten Daten
  • Mehr und stetiger Kundenzuwachs durch Weiterempfehlungen aufgrund des perfekten Service
  • Reibungslose Abläufe im Bereich Sales durch festgelegte Prozessstrukturen
  • Exaktere Kundenansprachen im Marketing durch vereinfachte Selektion der Kontakte einer spezifischen Zielgruppe
  • Schnelleres Erkennen und Abschaffen von Missständen durch zentrale Controlling-Möglichkeiten
  • Höhere Reaktionsgeschwindigkeit durch Anwendungen aus der Cloud, die von überall und jederzeit aufrufbar sind
  • Schonung der Mitarbeiter durch klare automatische Arbeitsverteilung nach Rollen, Fähigkeiten, Kapazitäten oder sogar Vorlieben
Durch den Einsatz moderner CRM Software können Sie und/oder Ihre Mitarbeiter von vielen sich ergebenden positiven Effekten schnell und dauerhaft profitieren.

Anwendungsgebiete für CRM Tools

CRM Tools gibt es für die verschiedensten Einsatzzwecke und mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten. Für die drei wichtigsten Gebiete Vertrieb, Marketing und Controlling zeigen wir Ihnen folgend am Beispiel unserer CRM Software AkquiseManager, mit welchen Funktionen Sie eine smarte Software auf dem Weg zur mehr Effizienz und Effektivität unterstützen kann.

Einsatz von CRM Software im Vertrieb

Kontaktverwaltung, Dokumentationen, Wiedervorlagen, Terminverwaltung oder die Belegerstellung sind einige Funktionen eines guten CRM Systems für den Vertrieb.

Der Kundendatensatz ist Dreh- und Angelpunkt einer jeden Vertriebstätigkeit. In ihm werden alle relevanten Daten an einem zentralen Punkt gespeichert, ohne dass man sie an verschiedenen Stellen des Systems zusammensuchen muss. Dies sind die für den Bereich Sales wichtigsten Funktionen, die Ihnen der AkquiseManager für seine Bearbeitung bietet:

  • Stammdaten-/Ansprechpartneranzeige: Alle Informationen für die Kontaktaufnahme auf einen Blick (Namen, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen)
  • Kampagnenstatus: Zeigen Ihnen, an welcher Stelle im Akquiseprozess Sie bzgl. eines Produkts bei einem Datensatz stehen (z. B. Erstkontakt, Angebotsphase, Kauf)
  • Belegerstellung: Anfertigung und Versand von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen
  • Aktivitätseinträge: Dokumentation von Gesprächen, Vereinbarungen, Besuchen, durchgeführten Arbeiten
  • Wiedervorlagen: Erinnerungen an fällige Aufgaben
  • Terminverwaltung: Koordination von Terminen mit dem Kunden
  • Nachrichten: Zum Erstellen und Versand von Korrespondenz per E-Mail oder Post

Einsatz von CRM Software im Marketing

Auch Marketingmaßnahmen im Rahmen des Customer Relationship Management wollen zielgerichtet und wohldosiert durchgeführt werden, um heutzutage auch wirklich wahrgenommen zu werden. Um dies zu bewerkstelligen, finden Sie im AkquiseManager diese Tools:

  • Kategorisierung: Für das Markieren von Datensätzen nach verschiedenen Kriterien, die anschließend für gezielte Aktionen gesucht werden können
  • Suchschemaerstellung: Zielgruppendefinition leicht gemacht – Kriterien zusammenstellen, abspeichern und immer wieder per Klick die gewünschten Adressaten herausfiltern
  • Serienmail/-brief-Funktion: Verschicken Sie Mails oder Briefe mit vorgefertigten und durch verschiedene Variablen personalisierbare Textvorlagen an einen großen Empfängerkreis
  • Newsletter Tool: Zum Versand von Newslettern und zur anschließenden detaillierten Auswertung der Erfolgsraten (Öffnungsrate, Klickverteilung, Click-Through-Rate, etc.)
Der Einsatz von CRM Tools im Marketing ist für eine exakte Zielgruppenselektion wichtig. Schicken Sie dieser anschließend z. B. Serienmails oder Newsletter.

Einsatz von CRM Tools im Controlling

Um bei einem Unternehmen ein wirtschaftliches und zielorientiertes Handeln zu gewährleisten, bietet ein CRM System verschiedene Controlling-Funktionen.

Die Unternehmensteuerung ist für ein wirtschaftliches und zielorientiertes Handeln unerlässlich. Für diesen Bereich bietet der AkquiseManager ebenfalls einige Features, um die nötigen Stellschrauben hinsichtlich der Arbeitsabläufe an nur wenigen zentralen Punkten justieren zu können:

  • Statistiken: Zum Sammeln der fundierten Arbeitsgrundlagen des Controllings. Werten Sie z. B. den Verlauf von Vertriebskampagnen aus, um fehlerhafte Prozesse zu erkennen.
  • Prozessautomatisierung: Lassen Sie verschiedene Arbeitsabläufe automatisiert ablaufen, um Fehler zu vermeiden oder die Produktivität zu steigern.
  • Extranet: Für alle Mitarbeiter zugänglicher Bereich zum Hinterlegen von Informationen und Dateien, beispielsweise Bekanntmachungen oder Arbeitsanweisungen