Textbausteine für die Belegerstellung - AkquiseManager News: Neue Funktionen, Updates, Verbesserungen

Textbausteine für die Belegerstellung

Anlegen… Textbausteine vorbereiten

Screenshot Anlagefenster für Textbausteine

Ersparen Sie sich doch einfach mal viel Schreibarbeit, indem Sie oft bei Ihrer Belegerstellung benötigte Textfragmente als vorgefertigte Bausteine anlegen. Anschließend können Sie jederzeit flexibel per Mausklick entscheiden, welche Aussagen oder Hinweise Sie wann und an welchen Orten im Beleg einfließen lassen möchten. Die AkquiseManager-Erweiterung Fakturex bietet sechs verschiedene Kategorien von frei definierbaren Textbausteinen an, innerhalb welchen Sie beliebig viele Einträge erstellen können. Sie finden die Möglichkeit zur Einrichtung unter "Einstellungen", "Faktura", "Textbausteine". Folgend erhalten Sie eine Übersicht hinsichtlich der Einsatzmöglichkeiten:

Auftragsbeschreibung

Der Text zur Auftragsbeschreibung läuft immer zwischen Betreff und Positionsauflauflistung eines Belegs mit ein. Er kann tatsächlich eine detaillierte Beschreibung des Auftrags, auf welchem der Beleg basiert beinhalten, oder ein paar freundliche einleitende Worte. Dieser Baustein ist in der Lage, das vorher separat mitgeschickte Anschreiben zukünftig zu ersetzen. Ebenfalls steht Ihnen eine auf diese Funktion zugeschnittene Auswahl von Platzhaltern für Textvariablen zur Verfügung. Kopieren Sie einfach den gewünschten Platzhalter bei Bedarf an die passende Stelle im Textfeld.

Abonnement-Auftragsbeschreibung

Auftragsbeschreibungen speziell für Abonnements oder wiederkehrende Rechnungen sind von ihren Eigenschaften fast identisch mit der normalen Auftragsbeschreibung. Die Ausnahmen sind:

  • Sie erhalten eine große Auswahl an Platzhaltern, welche speziell den Leistungszeitraum der wiederkehrenden Rechnung oder des Abos beschreiben.
    Screenshot Übersicht Platzhalter für Textvariablen Abonnement-Auftragsbeschreibungen
  • Sie stehen auch nur für den Gebrauch bei wiederkehrenden Rechnungen/Abos bereit.

Abschlusstext

Abschlusstexte erscheinen immer zwischen Positionsaufzählung und dem Hinweis bzgl. der Zahlungskonditionen am Ende des Belegs. Sie können beispielsweise eine Danksagung für den Auftrag beinhalten oder den Hinweis auf kommende Aktionen, aktuelle Kataloge, etc.

Positions-Zwischenüberschrift

Sie dienen zur klaren und eindeutigen Strukturierung der Positionsaufzählung Ihres Belegs, z.B. in einmalige und fortlaufende Kosten. Genaue Informationen hinsichtlich ihrer Vorteile finden Sie im Beitrag "Zwischenüberschriften in Belegen verwenden".

Textposition

Textpositionen sind frei definierbare Texte, welche Sie zwischen den Positionen eines Belegs, ähnlich wie Zwischenüberschriften, einfließen lassen können. Im Unterschied zu Zwischenüberschriften wird deren erste Zeile nicht automatisch fett geschrieben. Sie dienen als beschreibendes Mittel.

Beliebig

Die oben beschriebenen Bausteine können ausschließlich für ihre vordefinierten Zwecke verwendet werden und tauchen auch ausschließlich in den entsprechenden Dropdown-Menüs zur späteren Auswahl auf. Legen Sie einen Textbaustein unter der Kategorie "Beliebig" an, so steht dieser zum flexiblen Einsatz in allen Dropdown-Menüs zur Textbausteinauswahl für Sie bereit.

Hinweis: Bei der Einführung der neuen Textbaustein-Kategorien wurden die in den Datenbanken unserer Kunden bereits vorhandenen Bausteine unter der neuen Kategorie "Beliebig" zusammengefasst. Zwischenüberschriften sind davon ausgenommen, sie blieben in der gleichnamigen Kategorie erhalten.

Einsetzen… Die Verwendung im Beleg

Screenshot Maske "Beleg bearbeiten" mit Markierungen der Dropdown-Menüs für die Auswahl der verschiedenen Textbausteine

Auftragsbeschreibungen, Abschlusstexte und mit "beliebig" kategorisierte Textbausteine können Sie gleich im ersten Schritt der Belegerstellung im Fenster "Beleg bearbeiten" einsetzen. Wählen Sie dafür einfach den gewünschten Eintrag aus dem jeweiligen Dropdown-Menü aus.

Screenshot Positionsanlagemaske mit Markierung ausgewählter vordefinierter Zwischenüberschriften

Zwischenüberschriften und Textpositionen können Sie im zweiten Schritt der Belegerstellung innerhalb der Maske zur Positionsanlage zum Einsatz bringen. Klicken Sie den gewünschten Baustein an und er wird als nächster Positionspunkt in den Beleg übernommen.

…Fertig! So sieht das Ergebnis aus

Screenshot fertiger Beleg mit Markierungen bei verschiedenen eingesetzten Textbausteinen

Der Beleg im Schaubild zeigt die Verwendung von drei der wichtigsten Textbausteinarten: die Auftragsbeschreibung, hier als Anschreiben formuliert, die Zwischenüberschriften in der Positionsaufzählung und den Abschlusstext mit einem Hinweis auf den aktuellen Katalog des Unternehmens.

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"Zwischenüberschriften in Belegen verwenden"
"Einsatz von Berechnungsformeln in Belegen"
"Konfigurierbare Belegnummern"
"Einrichtung individueller Zusatzfelder in Belegen"

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