Das Schlagzahl-Management

Das Schlagzahl-Management im täglichen Gebrauch

Sie wünschen sich schon lange, neben der Effizienz Ihrer Mitarbeiter auch die Effektivität in Bezug auf den Umgang und die Beziehungen mit Ihren Kunden auswerten zu können? Und das nicht nur anhand der subjektiven Eindrücke des jeweiligen Betreuers, die doch oft ein wenig zu euphorisch ausfallen? Der AkquiseManager hat jetzt die Lösung, mit der Sie zukünftig derlei Daten ganz nüchtern und somit der reinen Objektivität ein großes Stück näher auswerten können.

Bei der Nutzung des Schlagzahl-Managements wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, Ihre Aktivitäts- und Wiedervorlageneinträge um fest definierte Eingabefelder für die Eintragung von sog. Kurzergebnissen, Zielen und Tätigkeiten zu erweitern. Der Vorteil besteht darin, dass, im Gegensatz zu den standardmäßig benutzten Betreffs, die zusätzlichen Kriterien des Schlagzahlmanagements noch übersichtlicher und genauer nicht nur nach der Anzahl, sondern auch nach der Qualität der damit festgehaltenen Ergebnisse ausgewertet werden können. Hierfür stehen Ihnen verschiedene neue Statistiken und Erweiterungen der schon bestehenden bereit.

Screenshot Stammdatenansicht mit Wiedervorlage und Aktivität, sowie mit Markierungen von Kurzergebnissen, Zielen und Tätigkeiten

Schlagzahl-Management-Eintragungen bei Aktivitäten

Screenshot Anlagemaske einer Aktivität mit Markierung bei den neuen Eintragungsfeldern "Kurzergebnis" und "Tätigkeit"

Bei den Aktivitäten beinhalten die Eintragsmöglichkeiten für das Schlagzahl-Management die Punkte "Kurzergebnis" und "Tätigkeit". Die Zeile "Betreff" kann optional wie gewohnt zur Spezifikation der ausgewählten Tätigkeit dienen oder auch freigelassen werden. Ebenso ist sie komplett durch die "Tätigkeit" ersetzbar und wird dann ausgeblendet.

Kurzergebnis:
Hier tragen Sie vordefinierte Ergebnisse ein, die Aussagen über den gerade erreichten Stand der Interaktion mit dem Kunden treffen. Diese Werte sind im Hintergrund mit sog. Effektangaben verknüpft. Sie zeigen an, welchen möglichen Effekt das gerade eingetragene Kurzergebnis auf die Beziehung zu einem Kunden hat. Die Effekte und den somit ersichtlichen Verlauf der Qualität der Beziehung eines Mitarbeiters zu seinen Kunden können im Statistikbereich ausgewertet werden (siehe "Die statistische Auswertung der Eintragungen").
Beispiele:

  • Der "Vertragsversand" ist natürlich als durchaus wünschenswerte und angenehme Entwicklung zu betrachten. Somit ordnen Sie bei der Einrichtung diesem Kurzergebnis den Effekt "positiv" zu.
  • Dass man einen Kunden nicht immer beim ersten Anrufversuch erreicht, sagt über die zukünftigen Beziehungen nicht unbedingt etwas aus. Dem "Anrufversuch" kann man daher den Effekt "neutral" zuordnen.
  • Die rigorose Ablehnung eines dargebrachten Angebots ist immer ein schlechtes Ergebnis und wird folglich auch mit dem Effekt "negativ" versehen.

Tätigkeit:
Genauso wie bei den Kurzergebnissen, werden die Angaben zur Tätigkeit von Ihnen nach Belieben vordefiniert. Dies können z.B. eingehende oder ausgehende Anrufe, E-Mails oder Briefe sein, die durch die Aktivität festgehalten werden sollen. Durch diese einheitliche Dokumentation fällt es später besonders leicht, die von einem Betreuer durchgeführten Aktionen zielgerecht gefiltert innerhalb des Statistikbereichs auswerten zu können.

Schlagzahl-Management-Eintragungen bei Wiedervoralgen

Screenshot Maske zur Anlage einer Wiedervorlage mit Markierung auf bei den neuen Eingabefeldern "Ziel" und "Tätigkeit"

Bei Wiedervorlagen lauten die Bezeichnungen der Felder für das Schlagzahl-Management "Ziel" und "Tätigkeit". Auch hier ist die Betreffzeile optional zu befüllen und kann auch auf Wunsch komplett durch die Tätigkeit ersetzt werden.

Ziel:
Die Tätigkeit, zu deren Erinnerung die Wiedervorlage dient, ist immer auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet, welches man erreichen will. Ziele sind z.B. Terminvereinbarungen, der Versand von Angeboten oder die Kontrolle eines Vertragseingangs. Wie bei den Tätigkeiten sind Ziele frei definierbare Parameter, wodurch sich die Auswahl an die Bedürfnisse jedes Unternehmens flexibel anpassen lässt. Die durch seine Aktivitäten angestrebten Ziele eines Mitarbeiters lassen sich jederzeit durch verschiedene Statistiken auswerten.

Tätigkeit:
Das Feld "Tätigkeit" greift auf die gleichen eingerichteten Parameter zurück wie das bei den Aktivitäten. Es ist mit diesem und seinen begleitenden Gegebenheiten völlig identisch.

Die statistische Auswertung der Eintragungen

Anhand der oben erklärten Eingabemöglichkeiten lassen sich unterschiedliche Statistiken nach verschiedenen Gesichtspunkten zielgenau erstellen. Sie finden alle im Folgenden beschriebenen Auswertungen unter dem gleichnamigen Punkt im Statistikmenü Ihres AkquiseManagers.

Schlagzahl-Management

Screenshot Schlagzahl-Management-Auswertung

In dieser Auswertung sehen Sie die Anzahl in Summe der von Ihnen ausgewählten Anzeigeparameter. So können Sie sich z.B. die Anzahl aller Tätigkeiten eines Mitarbeiters innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit einem positiven Effekt zeigen darstellen lassen. Das Ergebnis kann auch exportiert werden.

Aktivitäten

Screenshot Aktivitäten-Statistik

Die Aktivitäten-Statistik bietet Ihnen eine Detailanzeige aller Aktivitäten, die mit Ihren gewünschten Filterparametern übereinstimmen. Hier werden z.B. nicht nur die Effekte und Tätigkeiten berücksichtigt, sondern auch die Kurzergebnisse. Auch diese Statistik steht Ihnen zum Export zur Verfügung.

Wiedervorlagen

Screenshot Wiedervorlagen-Statistik

In der Wiedervorlagen-Statistik sehen Sie eine detaillierte Auswertung der Wiedervorlagen, welche auch exportiert werden kann. Besonders hervorzuheben sind hier die Parameter "Status" und "Ziel", nach welchen hier gesucht werden kann.

So konfigurieren Sie das Schlagzahl-Management

Die Einrichtung des Schlagzahl-Managements geht innerhalb weniger Minuten vonstatten, sodass es im Handumdrehen genau an Ihre Wüsche, Vorstellungen und Bedürfnisse angepasst ist.

1. Einstellungen in den Bereichen "Aktivitäten" und "Wiedervorlagen"

Einstellungen für Aktivitäten:

Screenshot Bereich zur Aktivierung und Steuerung der Schlagzahl-Management-Funktionen für Aktivitäten

Für die Aktivierung der Schlagzahlmanagement-Funktionen bei den Aktivitäten begeben Sie sich im Einstellungsmenü im Punkt "Kunden, Aktivtäten…" bei "Aktivitäten" in die Reiter "Schlagzahl-Management", aktivieren dort die Checkboxen bei
- Kurzergebnisse verwenden
- Effekte verwenden
- Tätigkeiten verwenden
und speichern Ihre Eingabe ab.

Einstellungen für Wiedervorlagen:

Screenshot Bereich zur Aktivierung und Steuerung der Schlagzahl-Management-Funktionen für Wiedervorlagen

Für die Aktivierung der Schlagzahlmanagement-Funktionen bei den Wiedervorlagen begeben Sie sich im Einstellungsmenü im Punkt "Kunden, Aktivtäten…" bei "Wiedervorlagen" in die Reiter "Schlagzahlen", aktivieren dort die Checkboxen bei
- Ziele verwenden
- Tätigkeiten verwenden
und speichern Ihre Eingabe ab.

2. Festlegung von Tätigkeiten

Screenshot Übersicht der angelegten Tätigkeiten im entsprechenden Menüpunkt der Systemeinstellungen

Tätigkeiten werden unter dem gleichnamigen Punkt im Einstellungsmenü festgelegt ("Einstellungen", "Kunden, Aktivitäten…" "Tätigkeiten"). Nach Klicken auf "Anlegen" definieren Sie zuerst die Bezeichnung der Tätigkeit, bei Bedarf die Richtung (eingehend/ ausgehend) z.B. für Anrufe und die spätere Sortierungsposition innerhalb des Auswahlmenüs.

3. Einrichtung von Effekten

Screenshot Übersicht der angelegten Effekte im entsprechenden Menüpunkt der Systemeinstellungen

Effekte legen Sie in den "Einstellungen", bei "Kunden, Aktivitäten…" unter "Effekte" an. Nach dem Klick auf "Anlegen", definieren Sie seine Bezeichnung, die Farbmarkierung und die spätere Sortierungsposition innerhalb des Auswahlmenüs.

4. Einrichtung von Kurzergebnissen und Zielen

Screenshot Kampagnen-Einstellungsmaske mit Markierungen bei den beiden Punkten "Anlegen" für Kurzergebnisse und Ziele

Kurzergebnisse und Ziele legen Sie im Menüpunkt "Einstellungen" unter "Kampagnen" fest. Beides bezieht sich immer auf eine bestimmte Kampagne. Klicken Sie darum als nächstes auf die gewünschte Kampagne, um mit den Eintragungen beginnen zu können.

  • Um ein Kurzergebnis anzulegen, klicken Sie auf den entsprechenden Button neben "Kurzergebnisse".
  • Benennen Sie anschließend im sich öffnenden Fenster das Kurzergebnis und bestimmen mit welchem Effekt es verknüpft werden soll.
  • Wählen Sie bei "Tätigkeiten" "Alle Aktivitäten" aus, wenn Ihnen später das Kurzergebnis immer zur Auswahl zur Verfügung stehen soll. Das gleiche gilt auch beim Ausgangsstatus.
  • Wenn Sie das Häkchen bei den Punkten "Alle Aktivitäten"/ "Alle Stati" deaktivieren, so können Sie danach gezielt manuell festlegen, unter welchen genauen Umständen das Kurzergebnis zur Auswahl angezeigt werden soll.

Die Einrichtung von Zielen funktioniert analog zur Einrichtung der Kurzergebnisse. Da Ziele jedoch als statusunabhängig betrachtet werden, gibt es auch keine entsprechenden Einstellungen.

Screenshot Einstellungsmaske eine Kurzergebnisses

Zusätzliche Informationen passend zum Schlagzahl-Management erhalten Sie hier:
"Planzahlen festlegen im AkquiseManager"

zurück