Extranet-Inhalte in Doku365 freigeben

Ausgewählte Informationen zum Abruf in Doku365

Screenshot Doku365-Account mit angezeigten Inhalten aus dem Download-Center

Eine, wenn nicht sogar die wichtigste Funktion von Doku365 ist die Verknüpfung des Extranets mit den Doku365-Accounts. Hierdurch stellen Sie Ihren Account-Usern Informationen in Datei- oder Textform zur Einsicht und zum Download bereit. Sowohl Dateien in den verschiedensten Formaten, wie PDFs, Dokumente im Word- oder Excel-Format, als auch Audio- und Video-Dateien können dafür eingesetzt werden. Ebenfalls sind den Inhalten keine Grenzen gesetzt, wie dieser kleine Auszug an Beispielen verdeutlicht:

  • Handbücher für Maschinen und Geräte, z. B. für Kunden und Partnerbetriebe
  • Kataloge zu Produkten oder Dienstleistungsangeboten, z. B. für Kunden
  • Produktpräsentationen als Video für Kunden und Partnerbetriebe
  • Audio-Podcasts für alle Gruppen Ihres direkten Unternehmensumfelds
  • Arbeitsanweisungen als Knowledge-Base-Bereich für Mitarbeiter
  • Beispielbilder von gestalterischen Vorgaben für Partnerunternehmen
  • Lieferbedingungen und –anweisungen für Lieferanten
  • Checklisten für verschiedenste Prozesse

Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, sind freigegebene Informationen innerhalb eines Doku365-Accounts im Navigationspunkt "Download-Center" abrufbar. Die Strukturierung Ihres Extranet ist frei definierbar und wird im Download-Center wiedergegeben. Ein Klick auf einen der Knotenpunkte genügt und die darin gespeicherten Informationen werden sofort im Anzeigebereich auf der rechten Seite des Fensters als übersichtliche Auflistung dargestellt – sogar mit Vorschaubildern für eine noch leichtere visuelle Erfassung der Inhalte.

Natürlich ist ebenfalls die Zuteilung der Inhalte genau regulierbar. Sie entscheiden selbst, welche Doku365-Berechtigungsgruppe Zugang zu welchen Inhalten bekommt. Stellen Sie beispielsweise für die Allgemeinheit Ihres Unternehmensumfelds relevante Informationen wie Kataloge allen Gruppen zur Verfügung. Informationen zu Preiskalkulationen stehen hingegeben nur den Partnerunternehmen bereit und sollen für Kunden oder Lieferanten nicht ersichtlich sein.

Wie bei allen Software-Produkten aus dem Hause ARANES wurde auch hier darauf geachtet, dass die Einrichtung des Systems so schnell und simpel wie möglich von der Hand geht, damit Sie sich auch gleich wieder auf das, was wirklich zählt konzentrieren können: Ihr Tagesgeschäft. Alles dafür Notwenige erfahren Sie kurz und prägnant beschrieben im folgenden Punkt.

So richten Sie den Extranet-Zugriff über Doku365 ein

Die Einrichtung des Extranets und Freigabe von Inhalten ist spielend leicht und schnell zu bewerkstelligen. Folgen Sie dafür einfach genau den Schritten der Anleitung:

Screenshot Einstellungsmaske "Berechtigungsgruppen" mit Markierung der Checkbox für die Aktivierung des Extranet-Zugriff

  • Klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" auf "Doku365" und wählen Sie "Berechtigungsgruppen".
  • Hier legen Sie fest, welche Berechtigungsgruppe grundsätzlich Zugriff auf das Extranet bekommen soll, indem Sie sie anklicken und die entsprechende Checkbox aktivieren [Abb. 2]. Speichern Sie diese Aktion ab.

Screenshot Einrichtungsmaske Extranet mit verschiedenen Markierungen

  • Begeben Sie sich im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" unter "Allgemein" zum Einstellungsbereich "Extranet".
  • Klicken Sie auf "Hauptknotenpunkt", um einen Unterknotenpunkt für jede spezielle Sparte von Informationen anzulegen. Tragen Sie den Namen der neuen Sparte in die dafür vorgesehene Zeile ein und speichern Ihrer Eingabe durch Klick auf "Anlegen" [Abb. 3].

Screenshot Einrichtungsmaske Extranet mit verschiedenen Markierungen

  • Klicken Sie als nächstes den gerade erstellten Unterknotenpunkt in der Strukturansicht auf der linken Seite der Maske an. Legen Sie über die Checkboxen folgendes fest und fixieren Sie jeweils Ihre Eingaben über die "Ändern"-Buttons:
    • Berechtigungen: Welche Mitglieder einer Rechtegruppe von "internen Doku365-Verwaltern" dürfen welche Vorgänge innerhalb des gerade angelegten Extranet-Unterknotens durchführen [Abb. 4]?
    • Berechtigungs-Gruppen: Hier können Sie einstellen, welche Gruppen von Doku365-Accounts auf die Inhalte zugreifen können, die später innerhalb dieses Unterknotens abgespeichert werden, z. B. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten oder auch mehrere auf einmal [Abb. 4].

Tipp: Sie können die Anzeige-Reihenfolge der Extranet-Struktur jederzeit nach Belieben ändern. Klicken Sie dafür einen Unterknotenpunkt in der Strukturanzeige an und ziehen Ihn mit gedrückter Maustaste an einen neuen Platz innerhalb der Struktur. An der gewünschten Stelle angekommen, lassen Sie die Maustaste los und der Unterknoten wird dort abgelegt.

Screenshot Extranet-Maske mit verschiedenen Markierungen

  • Bestücken Sie den angelegten Unterknotenpunkt mit Dateien, die anschließend in den Doku365-Accounts einsehbar sind. Wählen Sie hierfür im Hauptmenüpunkt "Home" "Extranet" aus. Klicken Sie auf den gewünschten Unterknotenpunkt und laden im entsprechenden Bereich eine Datei hoch [Abb. 5]. Alle hochgeladenen Dateien (PDF, Excel, Word, JPG,…) werden Ihnen in einer Liste dargestellt. Auch Vorschaubilder der Dateiinhalte werden angezeigt, sofern dies möglich ist.

Tipp: Nicht nur Dateien können als Inhalte im Extranet eingebracht werden. Ebenso können über die Schaltfläche "Anlegen" Textpassagen, z. B. mit frei definierten Hinweis- oder Erklärungstexten, aufgenommen werden.

Neugierig darauf, was Doku365 Ihnen noch so alles bieten kann? Dann schauen Sie sich auch diesen Beitrag genauer an:
"Doku365 – Portallösung für Dokumentation und Kommunikation"

Weitere Tipps und Tricks zum Extranet erhalten Sie hier:
"Direkte PDF-Anzeige im Extranet"
"Thumbnail-Ansichten im Extranet"
"Videos und Podcasts direkt im Extranet einbinden"
"Extranet Zugriffsstatistik"

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