Grundkurs Warenbestandsbuchungen

Warenbestandsbuchungen – immer auf dem aktuellen (Be)Stand

Lagerbestände ordentlich zu dokumentieren, ist unbedingt erforderlich, um stets den aktuellen Warenbestand im Blick zu haben. Dies dient der Planungssicherheit in Ihrem Unternehmen. Nehmen Sie beispielsweise einen Kundenauftrag über 35 Stück eines Artikels entgegen, dann werden automatisch 35 Stück des entsprechenden Artikels für diesen Auftrag reserviert. Hierzu ist es aber wichtig, dass alle Buchungen zuvor korrekt ausgeführt wurden, um schließlich auch die richtigen Lagerdaten abrufen und verwenden zu können. Denn Fehlverkäufe, also die Nachfrage eines Kunden (überraschend) doch nicht befriedigen zu können, weil die eigenen Lagerangaben falsch sind, müssen unbedingt vermieden werden!
Für ein einwandfreies Lagermanagement können Sie deswegen natürlich auch in der ameax Faktura In der Faktura können Sie Wareneingangs-, Inventur- und Lagerumbuchungen vornehmen. Über entsprechende Aktivitäten, wie beispielsweise das Erstellen eines Auftrags oder einer Rechnung, werden außerdem Reservierungen oder Warenausgänge automatisch verbucht.

So können Sie Warenbestandsbuchungen durchführen

Unter dem Punkt "Faktura" in der Hauptmenüleiste finden Sie die Warenbestandsbuchungen. Hier können Sie sowohl Ihren Wareneingang verbuchen, als auch die Inventur und Lagerumbuchungen. Dort ist es möglich, einzelne Produkte anhand Ihrer Artikelnummer auszuwählen (über den Scanner-Modus oder manuell) oder bestimmte Warengruppen (über den Filter-Modus).

Hinweis: Bestände können auch in der Artikelverwaltung korrigiert werden.

Inventur

Klicken Sie für die Durchführung einer Inventur auf den entsprechenden Button in der Menüleiste der Maske "Bestandsbuchungen". Wählen Sie hier zuerst den gewünschten Artikel anhand der zugehörigen Artikelnummer aus und bestätigen dies mit der "Enter"-Taste. Dann wird Ihnen der systemseitige Bestand angezeigt. Anschließend wählen Sie das entsprechende Lager, für das Sie die Inventurdaten eintragen möchten aus, indem Sie die zugehörige Checkbox aktivieren. In dem sich öffnenden Eingabefeld zum ausgewählten Lager können Sie nun den tatsächlichen Bestand des Artikels eingeben. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben.

Wareneingang

Klicken Sie für die Durchführung einer Wareneingangsbuchung auf den entsprechenden Button in der Menüleiste der Maske "Bestandsbuchungen". Wählen Sie wieder zuerst den Artikel aus, für den Sie den Wareneingang verbuchen möchten, und bestätigen dies mit "Enter". Anschließend können Sie für das entsprechende Lager den jeweiligen Wareneingang buchen, indem Sie die Artikel in das Eingabefeld eintragen. Speichern Sie zum Schluss Ihre Eingaben.

Lagerumbuchung

Falls mehrere Lager bzw. Standorte vorhanden sind, können hin und wieder Lagerumbuchungen notwendig sein.

Um eine Lagerumbuchung durchzuführen, klicken Sie auf "Lagerumbuchung" in der Menüleiste der Maske "Bestandsbuchungen" und wählen zuerst das Ausgangs- und Eingangslager aus.

Anschließend geben Sie die Anzahl ein, die Sie gerne vom Ausgangslager in das Eingangslager umbuchen möchten, und speichern diese Eingabe.

Reservierung

In den Beständen wird automatisch eine Reservierung gebucht, wenn Sie einen Kundenauftrag über eine bestimmte Stückzahl eines oder mehrerer Artikel erstellen. Die Anzahl der einzelnen Artikel wird dann in der Bestandsübersicht automatisch für diesen Auftrag als "reserviert" angezeigt.

Sobald ein Kundenauftrag wieder storniert wird, wird auch die zugehörige Reservierung aus der Übersicht gelöscht.

Hinweis: In der Artikelansicht finden Sie beim entsprechenden Artikel unter dem Punkt "Reservierungen" alle Auftragsbelege, durch welche Reservierungen für den Artikel ausgelöst wurden bzw. bei welchen Reservierungen durch einen Stornobeleg wieder gelöscht wurden.

Warenausgang

Sobald Sie für Ihren Kundenauftrag einen Lieferschein erstellen und versenden, wird systemseitig automatisch eine Warenausgangsbuchung ausgelöst, die in der Lagerbestands-Statistik zu einer Reduzierung des Bestands führt. Somit wird die entsprechende Reservierung gelöscht und dafür ein Warenausgang verbucht. Bei der anschließenden Erstellung der zugehörigen Rechnung wird dann natürlich kein Warenausgang mehr verbucht. Ebenso findet aber auch eine Warenausgangsbuchung statt, sobald eine Rechnung erstellt wird und gleichzeitig noch kein Lieferschein versandt wurde.

Hinweis: Für bereits erstellte Lieferscheine bzw. Rechnungen, die jedoch noch nicht als versandt gekennzeichnet wurden, wird systemseitig erstmal nur eine Reservierung gebucht. Erst durch den Versand wird die entsprechende Warenausgangsbuchung durchgeführt.

Erstellt man für einen Lieferschein einen Stornobeleg, dann wird der Wareneingang, solange der Stornobeleg noch den Status "Entwurf" hat, als "reserviert" vorgemerkt. Sobald der Status beim Stornobeleg aber auf "Warte auf Zahlung" gesetzt wird, wird die Ware wieder eingebucht und gleichzeitig die Reservierung gelöscht.

Beispielhafter Ablauf der Belegerstellung

Zum besseren Verständnis sehen Sie im Folgenden einen beispielhaften Ablauf der Belegerstellung und der zugehörigen Warenbestandsbuchung.

Vom Angebot zum Auftrag

Durch die Erstellung eines Angebots wird noch keine Warenbestandsbuchung ausgelöst. Sobald Sie das Angebot in einen Auftrag weiterführen, wird die entsprechende Artikelanzahl in der Artikelverwaltung als reserviert gebucht.

Sie können an dieser Stelle den Auftrag alternativ überspringen und sogleich einen Lieferschein (mit Warenausgangsbuchung), eine Rechung (mit Warenausgangsbuchung) oder einen Stornobeleg (ohne Warenbestandsbuchung) erstellen.

Vom Auftrag zum Lieferschein

Führen Sie nun den Auftrag weiter in einen Lieferschein, so wird für die zugehörige Artikelanzahl eine Warenausgangsbuchung ausgelöst.

Aus dem Auftrag heraus lassen sich ebenso direkt eine Rechnung (mit Warenausgangsbuchung) oder ggf. ein Stornobeleg (Reservierung wird gelöscht) erstellen.

Vom Lieferschein zur Rechnung

Einen Lieferschein können Sie in eine Rechnung weiterführen. Bei diesem Vorgang findet keine Warenbuchung statt.

Im Gegensatz dazu, wird bei der Weiterführung eines Lieferscheins in einen Stornobeleg eine Reservierung gebucht. Sobald der Status des Stornobelegs auf „Warte auf Zahlung“ gesetzt wird, erfolgt eine Wandlung der Reservierung in die zugehörige Wareneingangsbuchung.

Von der Rechnung zum Stornobeleg

Eine Rechnung lässt sich lediglich in einen Stornobeleg weiterführen. Hierbei wird eine Wareneingangsbuchung ausgelöst.

Beschädigte Ware – Welche Warenbestandsbuchungen bzw. Belegerstellungen sind erforderlich?

Hin und wieder kann es auch mal vorkommen, dass Ihre Ware beim Kunden beschädigt ankommt. Sodass Sie auch für diesen Fall bestens vorbereitet sind, finden Sie nachfolgend die gängigsten Szenarien inkl. der dazu erforderlichen Buchungen bzw. Belegerstellungen.

Fall 1: Ersatzlieferung für die beschädigte Ware

Sie erhalten eine Benachrichtigung Ihres Kunden, dass die bei Ihnen bestellte Ware beschädigt bei ihm eingegangen ist. Er möchte eine Ersatzlieferung. Um dies im Nachgang nachvollziehen zu können, fügen Sie dem entsprechenden Lieferschein einen Vermerk bzgl. der Beschädigung hinzu. Für die Ersatzlieferung erstellen Sie einen neuen Lieferschein.

Fall 2: Keine Ersatzlieferung für die beschädigte Ware, sondern Rückabwicklung

Sie erhalten eine Benachrichtigung Ihres Kunden, dass die bei Ihnen bestellte Ware beschädigt bei ihm eingegangen ist, aber er möchte keine Ersatzlieferung, sondern lediglich eine Rückabwicklung.
Hier bestehen wiederum zwei mögliche Optionen:

1. Es wurde noch keine Rechnung erstellt:
In diesem Fall fügen Sie dem bestehenden Lieferschein, wie im Fall 1, einen Vermerk über die Beschädigung hinzu. Somit können Sie zu jeder Zeit nachvollziehen, weshalb ein Warenausgang verbucht wurde, aber kein zugehöriger Umsatz generiert wurde.

2. Es wurde bereits eine Rechnung erstellt:
Als erstes erstellen Sie für diese Rechnung einen Stornobeleg. Daraufhin wird die entsprechende Anzahl an Produkten wieder ins Lager eingebucht. Dies können Sie anschließend manuell korrigieren, indem Sie in der Artikelverwaltung den Bestand um die entsprechende Anzahl reduzieren. Alternativ erstellen Sie einen neuen Lieferschein mit einem Vermerk über die beschädigte Ware, wodurch sich der Warenausgang natürlich besser nachvollziehen lässt, als durch eine manuelle Anpassung.

Passend zu diesem Beitrag empfehlen wir die Lektüre des folgenden Artikels:
"Umfangreiche Statistiken zu Lagerbeständen und Lagerbewegungen"