Mehrere Mandanten in der ameax Faktura - AkquiseManager News: Neue Funktionen, Updates, Verbesserungen

Mehrere Mandanten in der ameax Faktura

Vereinfachen und perfektionieren Sie Ihre Faktura durch die Mehrmandantenfähigkeit

Screenshot geöffnete Übersicht der vorhandenen Mandanten innerhalb der Faktura-Einstellungen

Holdings oder Unternehmen mit angegliederten Firmen müssen sich oft viele Gedanken machen, wenn es darum geht, Ressourcen optimal einzusetzen. Vor allem die Kostenersparnis durch das Vermeiden von Doppelungen, z. B. bei Räumlichkeiten, Personal, Material, etc., ist hier sehr wichtig. Durch die "Mehrmandantenfähigkeit" des Faktura-Moduls bietet die ameax Unternehmenssoftware hier eine effiziente und effektive Lösung, um bei der Belegerstellung mit nur einer einzigen Faktura-Datenbank mehrere Bereiche abdecken zu können.

Stellen Sie sich hierzu folgendes Szenario vor: Herr Schneehuber betreibt zwei Firmen für Maßanfertigungen: die Schneehuber Schuhe GmbH und die Schneehuber Textilien GmbH. Jeder erstellte Beleg, angefangen beim Angebot bis hin zur Rechnung, soll im Namen der jeweiligen Firma ausgestellt werden und somit auch dieser eindeutig systemseitig zugeordnet sein. Nur so können für die Firmen buchhalterisch klare Grenzen gesetzt und im Nachgang fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Dabei möchte Herr Schneehuber aber zentral auf seinen Artikelstamm und die Kundendaten zugreifen können. Dies lässt sich erreichen, indem diese Daten in einer zentralen Datenbank gepflegt werden und die beiden Firmen lediglich als verschiedene Mandanten innerhalb der Unternehmenssoftware geführt werden.

Für jede der beiden Firmen lassen sich die entsprechenden Daten, wie

  • Anschrift
  • Briefpapier
  • Kontodaten
  • Einstellungen (wie Belegnummern)

jeweils in voneinander getrennten Mandanten hinterlegen, die aber dennoch im gleichen System bedient werden. Ein Wechseln zwischen den Mandanten ist jederzeit mit nur einem Klick möglich.

Funktionen im Rahmen der Mehrmandantenfähigkeit

Sie können für die einzelnen Mandanten bestimmte Dokumente oder auch Einstellungen hinterlegen, die auf den ausgewählten Mandanten genau angepasst sind. Im zuvor genannten Beispiel mit verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Städten ist es möglich, ein jeweils ein eigenes Briefpapier zu hinterlegen. Ebenso lassen sich natürlich auch verschiedene Briefpapiere für unterschiedliche Unternehmensbereiche oder Marken einrichten, wie im Eingangsbeispiel: eines für den Bereich Schuhe und eines für den Bereich Textilien. Sobald Sie einen Beleg erstellen, können Sie zwischen den verschiedenen Mandanten direkt per Klick wählen. Dadurch werden automatisch alle richtigen Grundlagen verwendet.

So nutzen Sie die Mehrmandantenfähigkeit

Beleg erstellen

Screenshot geöffnete Belegerstellungsmaske mit markierter Auswahl eines Mandanten

Sobald Sie einen Beleg erstellen, können Sie zwischen den verschiedenen Mandanten wählen. Dies ist möglich, indem Sie auf den gewünschten Mandanten oberhalb des Formulars klicken. Dadurch werden die entsprechend hinterlegten Daten verwendet, wie z. B. das dem Mandanten zuvor zugeordnete Briefpapier.

Belegübersicht für verschiedene Mandanten

Screenshot Belegübersicht mit markierter Option, sich nur die Belege eines Mandanten anzeigen zu lassen

In der Belegübersicht können Sie sich alle Belege eines bestimmten Mandanten anzeigen lassen, indem Sie oben den gewünschten Mandanten anklicken. Sie haben aber natürlich auch weiterhin die Möglichkeit, sich über den Button "Alle" Ihre gesamten Belege gesammelt, also nicht getrennt nach Mandanten, abzurufen.

Die Einrichtung zusätzlicher Mandanten

Grundlagen einsehen und ergänzen

Screenshot geöffneter Faktura-Einstellungsbereich mit markierter Option „Mandanten“

Im Faktura-Einstellungsbereich finden Sie die Übersicht der angelegten "Mandanten" im gleichnamigen Menüpunkt.

Screenshot geöffnete Einstellungsübersicht eines bestimmten Mandanten

Klicken Sie auf einen Mandanten [Abb.1], um in der erscheinenden Maske alle wichtigen Daten, wie z. B. die Adresse oder Bankdaten, einzusehen. Die Grunddaten des Mandanten werden vom System-Support angelegt und sind von den System-Nutzern nicht veränderbar. Ergänzungen können jedoch bei farblichen Markierungen oder durch das Hochladen eines Marken-/Firmenlogos für die Anzeige beim Mandanten durchgeführt werden.

Mandanteneigenes Briefpapier hinterlegen

Screenshot geöffnetes Formular zur Briefpapiererstellung mit markiertem zugeordnetem Mandanten

Über den Button "Briefpapier" im Nachrichten-Einstellungsbereich gelangen Sie zur Maske, in der Sie für die verschiedenen Mandanten Briefpapiere hinterlegen können. Wählen Sie hierzu beim entsprechenden, zuvor hochgeladenen Briefpapier den gewünschten Mandanten unter dem Punkt "Verwendung" aus.

Screenshot geöffneter Mandant im Faktura-Einstellungsbereich mit markiertem Briefpapier

Im geöffneten Einstellungsübersichtsbereich eines Mandanten sehen Sie dann nochmals, welches Briefpapier für diesen hinterlegt wurde.

Einrichtung der unabhängigen Belegnummernkreise

Screenshot geöffneter Nummernkreise-Einstellungsbereich mit markierter Formel

Jeder Mandant besitzt seinen eigenen Belegnummernkreis. Dieser wird im Bereich "Nummernkreise" in den Faktura-Einstellungen festgelegt.

Screenshot geöffnetes Angebot mit markierter Belegnummer

Tipp: Ordnen Sie den Belegnummern Kürzel für die jeweiligen Mandanten zuzuordnen [Abb. 8]. So könnten Sie im Beispiel mit verschiedenen Unternehmensbereichen "SC" für Schuhe ergänzen und beim zweiten "TX" für Textilien. Dadurch erkennt man bei jedem Beleg sofort auf den ersten Blick, welchem Unternehmensbereich dieser zugeordnet ist [Abb. 9].

Weitere interessante Informationen zur ameax Faktura finden Sie in den folgenden Beiträgen:
"Hilfreiche Funktionen für Belegerstellung und -versand innerhalb der ameax Faktura"
"Neue Optionen bei der Provisionsabrechnung"
"Erweiterte Einstellungen bei der Provisionsabrechnung"
"Der Belegversand mit onlinebrief24.de"

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