Mit ameax Aufgaben und Projekte jetzt noch effizienter arbeiten

Dateien und Bilder im Kommentarfeld hochladen

Screenshot Kommentarfeld mit markiertem Upload-Bereich

Die Kommentarfunktion ist ein zentraler Bestandteil im Modul ameax Aufgaben und Projekte. Dort ergänzen Sie wichtige Informationen zum Projekt, wie etwa den aktuellen Stand oder etwaige Probleme und sorgen somit dafür, dass Ihre Kollegen genau den gleichen Wissensstand haben, wie Sie selbst. Gerade das erspart lange Telefonate und endlose E-Mails.
Alle Daten zu den durchlaufenen Schritten eines Projekts können in den Kommentarfeldern zentral und übersichtlich gespeichert werden. Diese Funktion wurde erweitert, sodass Sie in der Lage sind, sogar Dateien und Bilder in die Kommentare hochzuladen.

Nehmen wir an, dass Sie Ihren Mitarbeitern einen das Projekt betreffenden Lageplan und einen Kostenvoranschlag als Excel Tabelle zugänglich machen wollen. Sie müssen tatsächlich nur die entsprechende Tabelle und die Bilder in das Upload-Feld ziehen und den Kommentar absenden. Ihre Kollegen haben sofort Zugriff auf diese Informationen.

Standardmäßig können Sie ohne weitere Einstellungen bereits Dateien hochladen. Unterstützt werden dabei alle gängigen Dateiformate.

Weitere Zusatzfelder für Uploads und Informationen in den Kommentaren anlegen

Screenshot Maske zur Anlage von Zusatzfeldern bei Kommentaren

Auch weitere Zusatzfelder können Sie jederzeit ergänzen. Mithilfe der Schnellsuchzeile öffnen Sie die den Einstellungsbereich "Zusatzfelder". Hier klicken Sie auf den Reiter "Kommentare". Legen Sie nun wie gewohnt Ihr gewünschtes Zusatzfeld an. Dabei haben Sie die Möglichkeit, zwischen den Typen "Text", "Zahlen", "Dateiupload" und "Bildergalerie" zu wählen. Sie haben sich noch nicht näher mit Zusatzfeldern, ihren Möglichkeiten und der Einrichtung beschäftigt? Hier erfahren Sie mehr dazu: Die Zusatzfelder.

Hyperlinks mit einem Klick öffnen

Screenshot eines Kommentars mit dort hinterlegtem Link

Eine weitere kleine Zeitersparnis innerhalb des Kommentarbereiches ist die Linkfunktion. Wahrscheinlich wissen Sie, wie lästig es ist, wenn man Links aus einem Text zuerst kopieren und danach in den Browser einfügen muss, bevor man diese öffnen kann. Besonders im mobilen Bereich, auf dem Smartphone oder Tablet, kann das ganz schön umständlich sein. Stellen Sie einen Link in einem Kommentar ein, so wird dieser nun von unserem System als solcher erkannt. Das bedeutet für Sie, dass Sie ihn nur noch anklicken brauchen und sofort öffnet sich ein neuer Tab mit dem entsprechendem Seiteninhalt. Achten Sie jedoch darauf, dass der Link vollständig in der allgemeingültigen Form geschrieben wird.

Gehen wir als Beispiel davon aus, dass Sie als Mitarbeiter einer Webdesign-Firma den Kollegen die verbesserungsbedürftige Website eines Auftraggebers im Vorgang hinterlegen wollen. Hierfür tragen Sie im Kommentar einen Hinweis auf https://www.musterfirma.de ein. Geben Sie dagegen nur www.mustermann.de oder mustermann.de ein, so funktioniert die automatische Verlinkung jedoch nicht.

Dank RSS-Feed-Funktion immer auf dem neusten Projektstand

Screenshot eines RR-Feeds

Viele E-Mails, eine ebenso große Anzahl an Telefonaten und einige Meetings am Tag. Herr Müller liebt seinen Beruf, bei dem es oft ein wenig stressig werden kann, aber anderes wäre es ja auch langweilig. Um dabei immer den Überblick über wirklich wichtige Dinge zu behalten und diese auch präferiert behandeln zu können, hat er den ein oder anderen Trick parat. Zum Beispiel eine kleine App, die ihn, ähnlich wie einem Nachrichtenticker, via RSS-Feed immer bzgl. Änderungen im Stapel seiner ameax Software auf dem Laufenden hält. Diesen Feeds gilt immer gleich seine volle Aufmerksamkeit und er kann sich durch sie sicher sein, dass nicht versehentlich doch ein wichtige Statusänderung im Getümmel seines E-Mail-Eingangs kurzzeitig übersehen wird.

"RSS" steht für "Rich Site Summary". Es handelt sich dabei um Zusammenfassungen von neuen, z. B. auf einer Website, zur Verfügung gestellten Informationen. Diese kleinen Nachrichtenblöcke können als "RSS-Feed" in verschiedenen Apps und Programmen abonniert werden und versorgen den Leser so immer mit genau den aktuellen Inhalten, für die er sich interessiert. Haben Sie die RSS-Feed-Funktion erfolgreich in Ihrer ameax Unternehmenssoftware eingerichtet, werden Ihnen neue Vorgänge beziehungsweise Statusänderungen, die in Ihren Stapel betreffen, sofort in Ihrem RSS-Reader angezeigt. Sie verpassen also nie wieder eine neue Aufgabe und können diese somit fristgerecht erledigen.

So richten Sie die RSS-Feeds ein

Screenshot Übersicht der Feed-Pfade

Grundsätzlich brauchen Sie, um RSS-Feeds zu abonnieren, zuerst einen RSS-Reader. Fügen Sie dort den Pfad des RSS-Feeds ein. Sie finden diesen unter "Einstellungen", "Mein Konto", "Abonnements und Feeds" im Punkt "Vorgänge".

Screenshot Bereich zum Generieren eines Feed-Passworts

Nachdem Sie diesen Link in Ihrem RSS-Reader eingegeben haben, fragt Sie dieser nach Ihrem Benutzernamen und Passwort. Um diese aufzurufen, begeben Sie sich im Menüpunkt "Einstellungen", "Berechtigungen", "Benutzer" in den Benutzereinstellungsbereich des jeweiligen Mitarbeiters, dessen Vorgangsstapel als RSS-Feed angezeigt werden soll. Klicken Sie im Bereich "Feed-Zugriff" auf die Schaltfläche "Feed-Passwort generieren". In der daraufhin erscheinenden Box wird Ihnen nun der Log-In-Name und das Passwort dargestellt. Beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen nur in dieser Infobox das Kennwort einmalig als Klartext angezeigt wird. Speichern Sie sich dieses nicht separat ab, so ist es erforderlich, über den gleichen Button ein neues Passwort zu erstellen, sollte nochmals eine Eingabe nötig sein.

Weitere nützliche Tipps und Tricks rund um ameax Aufgaben und Projekte finden Sie hier:
"ameax Aufgaben- und Projektmanagement"
"Das Anlegen von Schemas im ameax Aufgaben- und Projektmanagement"
"Rechteeinstellungen im ameax Aufgaben- und Projektmanagement"

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