Direkte Verbindung zwischen ameax "Aufgaben und Projekte" und der "Projektzeiterfassung"

Ohne Zwischenschritt Projektzeiten direkt im Vorgang erfassen

Eine der wichtigsten Prämissen der ameax Unternehmenssoftware ist die Bereitstellung von genau den passenden Funktionspaketen in Form von Modulkombinationen, die Ihr Unternehmen braucht, um alle nötigen vertriebsorientierten Prozesse durchführen, steuern oder verbessern zu können. Doch mit dem Kombinieren von Funktionen alleine ist es nicht getan. Genauso wichtig ist dabei, dass die verschiedenen Module nahtlos ineinandergreifen und so effizientes und folglich effektives Arbeiten ohne lästige Umwege erst ermöglicht wird.

Ein weiterer Schritt zu einer noch besseren internen Vernetzung wurde durch die Verzahnung der Module "Aufgaben und Projekte" und der "Projektzeiterfassung" gegangen:

• Legen Sie Zeiterfassungsprojekte direkt in zugehörigen Vorgängen an
  Sparen Sie sich den Umweg über den Hauptmenüpunkt "Projektzeiten" oder die Anlage über den Kundendatensatz.
• Buchen Sie erbrachte Zeiten direkt im Vorgang
  Profitieren Sie vom direkten Bezug zwischen Vorgang und Zeiterfassungsprojekt, ohne erst eine gedankliche Verbindung über eine Kundendatensatz herstellten zu müssen, dem das Zeiterfassungsprojekt zugeordnet ist.
• Sehen Sie sowohl im Vorgang als auch im Zeiterfassungsprojekt die Zugehörigkeiten
  Kürzere Blickwege ermöglichen schnelleren Informationsaustausch, sowohl intern als auch gegenüber den Kunden.
• Rechnen Sie die für einen Vorgang erbrachten Zeiten direkt über die Faktura ab
  Eine weitere Verbindung, die Ihnen viel Zeit und Arbeit abnimmt. Lesen Sie alles wissenswerter hierüber in diesem Beitrag.

Wie Sie sehen, eröffnet sich durch die neue, stärkere Verbindung zwischen dem Projektmanagement und er Projektzeiterfassung auch indirekt ein weiterer Weg zur Faktura. Denn durch sie kann man auch bei der Abrechnung eines Auftrags noch schneller erfassen, welche Vorgänge und Arbeitsschritte als Berechnungsgrundlage dienten. Dies lässt sowohl interne, als auch externe Prozesse, wie beispielsweise die Kundenkommunikation, übersichtlicher und viel transparenter ablaufen.

In nur zwei Schritten zur korrekten Zeiterfassung

1.Schritt: Zeiterfassungsprojekt im Vorgang anlegen

Öffnen Sie den gewünschten Vorgang, zu dem Sie Projektzeiten erfassen können wollen. In der Übersichtsmaske des Vorgangs finden Sie in der Untermenüleiste die Schaltfläche "Zeiterfassungsprojekt anlegen". Durch einen Klick auf diese wird automatisch ein neues Zeiterfassungsprojekt angelegt.

Dessen Bezeichnung setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen:

• dem Namen des Unternehmens, für das der Vorgang durchgeführt wird
• der Bezeichnung des Vorgangs selbst
• der ID-Nummer des neu angelegten Zeiterfassungsprojekts

Im in den Abbildungen dieses Artikels durchgespielten Beispielfall ist dies "Mustermann GmbH & Co. KG AU-8 Sonderanfertigung [id-10]".

Nachdem das Zeiterfassungsprojekt im Vorgang angelegt wurde, verschwindet die dafür verwendete Schaltfläche aus der Untermenüleiste. Stattdessen erscheint auf der rechten Seite der Vorgangsmaske der neue Bereich "Zeitbuchungen". Hier können nun über das entsprechende Icon erbrachte Zeiten verbucht werden.

2.Schritt: Erbrachte Zeiten direkt verbuchen

Klicken Sie in der Vorgangsmaske auf "Zeiten buchen" so öffnet sich das dafür vorgesehene Eingabefenster aus der Projektzeiterfassung. Der automatisch erstellte Name des Zeiterfassungsprojekts ist darin bereits hinterlegt. Machen Sie hier Ihre Eingaben und speichern Sie das Ergebnis ab.

Alle bereits beim Vorgang gebuchten Zeiten werden auf der rechten Seite des Zeiterfassungsprojekts übersichtlich aufgelistet dargestellt.

Abbildung 6 zeigt eine Vorgangsmaske mit einer bereits verbuchten Arbeitszeit. Hier können nicht nur, wie bereits beschrieben, neue Zeiten hinzugebucht, sondern auch bestehende Einträge auf ein anderes Zeiterfassungsprojekt umgebucht werden. Nutzen Sie für Letzteres das in Abbildung 6 markierte Drop-Down-Menü. Markieren dafür zuerst die Zeiteintragungen, welche Sie umbuchen möchten, durch einen Klick auf die Checkbox vor der Eintragung. Wählen Sie anschließend im Drop-Down-Menü das Zeiterfassungsprojekt, auf welches Sie die ausgewählten Einträge umbuchen wollen. Bereits durch einen Klick auf das gewünschte Zeiterfassungsprojekt wird eine Sicherheitsabfrage in Form einer erscheinenden Box ausgelöst. Bestätigen Sie diese mit "OK", um die Umbuchung auszuführen.

Links:
"Rechnungen mit Daten aus der Projektzeiterfassung erstellen"
"Versand von Leistungsberichten aus der Projektzeiterfassung"
"ameax Aufgaben- und Projektmanagement"
"Das Anlegen von Schemas im ameax Aufgaben- und Projektmanagement"
"Rechteeinstellungen im ameax Aufgaben- und Projektmanagement"
"Mit ameax Aufgaben und Projekte noch effizienter arbeiten"