Microsoft Exchange-Kontakt-Export

Kontakte aus dem AkquiseManager im Handumdrehen exportieren

Screenshot Outlook mit geöffnetem Ordner für AkquiseManager-Kontakte

Auch viele glückliche und zufriedene Kunden der ameax Unternehmenssoftware kennen diese Konstellation: Sie arbeiten bereits viele Jahre intensiv mit Microsoft Outlook und möchten dessen Funktionen und Anbindungen keinesfalls mehr missen. Vor allem durch die Verknüpfungen zu vielen mobilen Geräten und Desktop-Anwendungen unterstützt es Sie besonders im Berufsalltag. Für viele Unternehmen ist somit Microsoft 365, ein Microsoft-Online-Konto mit Kontaktverwaltung oder auch ein Online Exchange-Server überhaupt nicht mehr wegzudenken.
Parallel dazu läuft ebenfalls der ameax AkquiseManager, der Sie mit sehr vielen wichtigen Details und Funktionen versorgt, um Ihre Kontakte sowie Kundenbeziehungen zu pflegen und das Beste aus ihnen herauszuholen. Auch die Generierung neuer Aufträge und deren reibungslose Abwicklung wäre ohne die ameax Unternehmenssoftware nicht denkbar.

Nur stellt sich die logische Frage: Lassen sich die Kontakte aus dem ameax AkquiseManager auch in Microsoft Outlook übertragen, um sie im Telefonbuch des Smartphones, Autos, Tablets, usw. ebenfalls immer parat zu haben? JA! über eine Schnittstelle zum Microsoft Exchange-Server, die Sie ab jetzt in Ihrem AkquiseManager aktivieren lassen können, ist dies nun unkompliziert machbar.

Profitieren Sie von diesen starken Exchange-Server-Funktionen

Wie alle Vertriebler heutzutage verinnerlicht haben, hat das Wissen über die eigenen Kunden eine sehr große Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Arbeitet man ergänzend mit Outlook, ist es wichtig, dass dort ebenfalls alle wichtigen Daten der Kunden hinterlegt sind. Aus diesem Grund werden beim Export über die Microsoft Exchange-Schnittstelle sämtliche Kontaktdaten aus dem AkquiseManager übernommen:

Beim Kunden:
Name, Adresse, Postfach, Telefon, Mobil, E-Mail, Fax, Bei Personen: Geburtstag, Kundennummer, Kreditor, Ticket für E-Mails, Link zum Kunden-Datensatz

Beim Ansprechpartner:
Name, Telefon, Mobil, Fax, Abteilung, Position, Geburtstag, Kunden-Firmenname, Kunden-Telefon, Kunden-Mobil, Kunden-E-Mail (1. und 2.), Link zum Kunden-Datensatz, Link zum Ansprechpartner-Datensatz, etc.

Neben diesen Daten ist auch der Export von Zusatzfeldern möglich. Diese werden Ihnen im Notizfeld des Outlook-Eintrags angezeigt.

Zu beachten ist, dass die Kontaktdaten und deren Aktualisierungen lediglich vom AkquiseManager zum Exchange-Server übertragen werden, nicht aber umgekehrt.

So richten Sie den Kontaktexport via Microsoft Exchange-Server ein

In nur wenigen Schritten ist der Export von AkquiseManager-Kontakten über die Microsoft Exchange-Schnittstelle konfiguriert und einsatzbereit. Hier finden Sie alle nötigen Informationen, inklusive der Anleitung zum Einrichten:

Einrichtung des Microsoft Exchange-Accounts

Screenshot geöffneter Einstellungsbereich "Schnittstellen & Dienste" mit markiertem Punkt "Exchange Accounts"

Öffnen Sie zur Anlage eines Microsoft Exchange-Accounts im Einstellungsbereich unter "Schnittstellen & Dienste" den Punkt "Exchange Accounts".

Screenshot geöffnete Microsoft Exchange-Account-Übersicht mit markierten Bearbeitungsoptionen.

In der sich öffnenden Maske können Sie über den entsprechenden Button einen neuen Microsoft Exchange-Account anlegen oder ihn über das Papierkorb-Symbol in der rechten Spalte bei Bedarf wieder löschen.

Screenshot geöffneter Anlagebereich für einen Microsoft Exchange-Account mit markierten Eingabefeldern.

Tragen Sie bei der Anlage des Microsoft Exchange-Accounts die entsprechenden Zugangsdaten Ihres Exchange-Servers ein und speichern abschließend Ihre Angaben. Daraufhin wird Ihr Account in der Account-Übersicht angezeigt.

Ergänzende Informationen zur Anlage eines Microfoft Exchange-Accounts finden Sie hier: "Exchange Anbindung für beidseitige Terminsynchronisierung mit dem AkquiseManager"

So aktivieren Sie den Exchange-Server-Export für Kontakte

Screenshot geöffneter Einstellungsbereich "Schnittstellen & Dienste" mit markiertem Punkt "Exchange Kontakte"

Die Einrichtung eines Exchange-Server-Exports lässt sich im Bereich "Exchange Kontakte" vornehmen.

Screenshot geöffneter Einstellungsbereich der "Exchange Kontakte" mit markierter Funktion "Exchange-Adressbücher aktualisieren"

Nachdem der Exchange-Account im AkquiseManager eingerichtet wurde, klickt man im Bereich "Exchange Kontakte" auf den Button "Exchange Adressbücher aktualisieren". Daraufhin werden alle Kontakt-Ordner aus dem Exchange-Server-Konto gefunden und aufgelistet. Grundsätzlich besteht immer ein Ordner mit dem Namen "Kontakte". Alle weiteren Ordner können auf dem Exchange-Server manuell angelegt werden.

Nachdem man einen weiteren Kontakt-Ordner (=Adressbuch) angelegt hat, ist es erforderlich, nochmal auf den Button "Exchange Adressbücher aktualisieren" zu klicken, um diesen ebenfalls für einen Export angeboten zu bekommen.

Screenshot geöffnete Kundenübersicht mit markierter Option "Aktuelle Suchfilter als neues Suchschema speichern"

Bevor Sie den Exchange-Server-Export final einrichten können, ist es notwendig, zuvor ein Suchschema für die Kontakte, die Sie exportieren möchten, abzuspeichern. Filtern Sie hierzu in der Kundensuchmaske (Hauptmenüpunkt "Kunde" bei "Suchen") Ihre Kunden anhand der von Ihnen ausgewählten Kriterien und wählen über das Drei-Punkte-Menü rechts oben in der Maske die Option "Aktuelle Suchfilter als neues Suchschema speichern" aus.

Screenshot geöffneter Bereich zur Anlage eines Suchschemas

Nun öffnet sich der zugehörige Bearbeitungsbereich des Suchschemas. Führen Sie Ihre gewünschten Eingaben durch und speichern diese.

Screenshot geöffnete Verknüpfungsmaske zur Einrichtung eines Exchange-Server-Exports mit markierten Eingabeoptionen

Um den Exchange-Server-Export für einen Ordner final einzurichten, klicken Sie auf den Namen des Adressbuchs. Daraufhin erscheint eine Verknüpfungsmaske. Wählen Sie zuerst das zuvor für diesen Zweck angelegte Suchschema aus, das Sie exportieren möchten. Anschließend können Sie einen festen Benutzer hinzufügen oder alternativ den Benutzer, der dem Microsoft Exchange-Account zugewiesen ist. Speichern Sie Ihre Eingaben. Ab diesem Zeitpunkt ist der ausgewählte Ordner für den Export aktiv.

Zusatzfelder aus den Stammdaten/Ansprechpartnerdaten exportieren

Screenshot geöffneter Zusatzfelder-Einstellungsbereich mit markierter Option "Exchange-Kontakt Export"

Um Zusatzfelder aus den Stammdaten Ihrer Kundendatensätze oder den Ansprechpartnereinträgen zu exportieren, aktivieren Sie beim entsprechenden Zusatzfeld in den Systemerweiterungseinstellungen den Punkt "Exchange-Kontakt Export".

Zusatzfelder aus den Kundenstammdaten/Ansprechpartnereinträgen werden im Outlook in den jeweiligen Kontakteintrag des Kunden exportiert. Beim Ansprechpartner werden Ihnen zuerst die Zusatzfelder des Ansprechpartners angezeigt und darunter die des zugehörigen Kunden.

Sie wollen wissen, wie Ihnen der AkquiseManager bzgl. Terminen und Kommunikation den beruflichen Alltag erleichtern kann? Dann finden Sie hier ein paar nützliche Tipps:
"Exchange Anbindung für beidseitige Terminsynchronisierung mit dem AkquiseManager"
"Die neue WebApp-Dialer-Funktion für Smartphones und Tablets"
"Die AkquiseManager-Schnittstellte zur CTI-Software von Placetel"

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