Exchange Anbindung für beidseitige Terminsynchronisierung mit dem AkquiseManager

Immer synchron gehaltene Kalendereinträge

Screenshot-Collage AM-Kalender und Kalenderansicht aus Outlook mit übertragenem Inhalt

In unserer modernen Welt werden immer mehr Dinge miteinander verbunden, um durch die entstehenden Kombinationen das Optimum an Funktionalität oder Komfort herauszuholen. Sei es das Smartphone, das man immer bei sich trägt und das somit perfekt zum Schlüssel für das Auto gemacht werden kann. Oder eine Terminplanungs-App, mit deren Inhalten Sie der Sprachassistent des gleichen Fahrzeugs mit den Informationen zum nächsten Geschäftstermin schon beim Anschnallen versorgt. Jedoch kann ein solcher Sprachassistent leider nicht auf wirklich alle auf dem Markt befindlichen Kalender-Apps zugreifen. Deswegen haben sich dessen Programmierer auf gewisse Standards, wie beispielsweise das überall bekannte und sehr oft genutzte MS Outlook-System, festgelegt.

Damit auch Ihre AkquiseManager-Termine noch einfacher in das weltweit etablierte Outlook eingebracht werden können, haben wir für Sie die Schnittstelle zu Exchange-Servern etabliert. Diese Systeme können sowohl physisch als Computer in Ihrem Unternehmen, als auch als virtuelle Cloud-Dienste existieren (z. B. innerhalb des Office 365-Pakets). Sie sorgen quasi als Verteiler im Hintergrund dafür, dass verschiedene Arten von Geschäftsdaten, wie Kontakte, E-Mails oder Erinnerungen, immer mit den auf verschiedenen Geräten installierten Anzeige-Programmen oder -Apps, den sogenannten Clients, synchronisiert werden. Einer der großen Vorteile bei der Nutzung der Exchange-Anbindung ist, dass die Daten immer beidseitig synchron gehalten werden. Somit werden nicht nur Änderungen, die Sie im AkquiseManager-Kalender tätigen, zum anderen Client übertragen, sondern auch umgekehrt. Dabei muss als Client nicht zwingend immer nur Outlook angesteuert werden. Auch andere Systeme, wie beispielsweise Thunderbird von Mozilla, mit seiner Lightning-Erweiterung, sind in der Lage, an Exchange-Server gekoppelt zu werden.

Screenshot der Detailansicht eines Termins, der vom AkquiseManager ins Outlook übertragen wurde

Folgende Daten werden bei jedem Terminblock standardmäßig übertragen:

  • Die Terminkategorie, wie "Präsentation" (falls deren Verwendung aktiviert ist)
  • Der Name des Unternehmens aus dem Kundendatensatz
  • Die Stammdatenangaben des Unternehmens aus dem Kundendatensatz (Name, Adresse, Website)
  • Name und Kontaktdaten des mit dem Termin verknüpften Ansprechpartners (Telefon, Mobilfunknummer, direkte E-Mail-Adresse)
  • Ein direkter Link zum Kundendatensatz im AkquiseManager
  • Die Bemerkungszeile aus dem Termin (falls mit Informationen bestückt)

Die Kalendersynchronisierung über Exchange ist nur der erste Schritt. Programmiertechnische Ergänzungen, um weitere Fähigkeiten dieser Schnittstelle zu nutzen, sind bereits in Planung. Natürlich werden wir Sie gleich in entsprechenden Artikeln informieren, wenn es dazu Neuigkeiten gibt. Die Möglichkeit eine Exchange-Verbindung zu etablieren ist in allen AkquiseManager-Versionen freischaltbar. Für genaue Informationen zu den Buchungskonditionen steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.

Exchange-Accounts verknüpfen

Screenshot der Anlagemaske für die Verknüpfung zu einem Exchange Account

Die Einrichtung einer Exchange-Verbindung zur Kalendersynchronisierung erfolgt seitens des AkquiseManager in zwei Schritten. Bitte beachten Sie, dass vorher auf dem Exchange-Server selbst die korrekten Einstellungen für jeden Benutzer hinterlegt sein müssen, die eine Verbindung überhaupt erst möglich machen.

Legen Sie zuerst eine Verknüpfung zum Exchange-Account des Benutzers an, dessen Kalender synchronisiert werden soll. Begeben Sie sich im Hauptmenüpunkt "Einstellungen", bei "Schnittstellen & Dienste" zum Unterpunkt "Exchange Accounts". Sie kommen zur entsprechenden Anlagemaske durch einen Klick auf den Button "anlegen" im oberen Bereich des Fensters.

Ergänzen Sie in der Anlagemaske von oben nach unten die abgefragten Informationen in den Eingabezeilen. Tragen Sie in der ersten Zeile ein, welchem AkquiseManager-Benutzer der Exchange-Account zugeteilt werden soll. Die korrekten Angaben zur Host-Adresse des Servers, der verwendeten Exchange-Version, zu Benutzername und Passwort erfragen Sie am besten bei Ihrem Systemadministrator.

Screenshot der Übersichtsmaske aller mit AkquiseManager-Nutzern verknüpften Exchange-Accounts

Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, gelangen Sie in die Übersichtsmaske, in der die verknüpften Exchange-Accounts aufgelistet werden. Hinter der Informationsspalte "Status" befinden sich Schalflächen, mit denen Sie die Verbindung zu einem Account erneut prüfen oder den Zugriff darauf temporär sperren können. Die komplette Löschung einer Verbindung ist über das Mülltonnen-Symbol hier ebenfalls möglich.

Verbindung mit einem Exchange-Kalender herstellen

Screenshot Übersichtsmaske der Exchange-Kalenderverbindungen

Um den Vorgang zur Einrichtung der Kalender-Synchronisierung zu vervollständigen, begeben Sie sich unter "Einstellungen", "Schnittstellen & Dienste" zum Unterpunkt "Exchange-Kalender". Für das erste Abrufen eines neuen Kalenders klicken Sie auf die Schaltfläche "Exchange Kalender aktualisieren". Danach sind alle nötigen Schritte durchgeführt. Eine gezielte Trennung von bestimmten Kalendern kann über den entsprechenden Funktions-Button innerhalb der Übersichtdarstellung eines Kalenderverbindungseintrags durchgeführt werden.

Weitere Beiträge rund um die Kalenderfunktionen und verschiedenen Möglichkeiten der Kalendersynchronisierung haben wir hier für Sie zusammengestellt:
"Die Google-Kalender-Schnittstelle"
"AkquiseManager-Kalender-Feeds"
"Die Termin-API"
"Ihre Terminverwaltung - der Kalender im AkquiseManager"
"Termineinladungen aus dem AkquiseManager verschicken"
"Kollegen zu Terminen hinzufügen"
"Private Termin im AkquiseManager-Kalender eintragen"
"Die automatische Terminerinnerung – So beugen Sie überraschenden Terminausfällen vor"
"Der Kalender im AkquiseManager – geniale Funktionserweiterungen, die jeder braucht"
"Die Anfahrtsermittlung im AkquiseManager"
"Erleichterung Ihrer Planung von Auswärtsterminen - der AkquiseManager und Google Maps"
"Die Kalender-Heat-Map"

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