Feste Adressaten für den Mail-Versand über Objekt-Prozess-Buttons

Zu jeder Zeit den Überblick behalten

Es kann sehr vorteilhaft sein, über bestimmte Vorgänge direkt bei der Durchführung automatisch informiert zu werden. Denn hin und wieder passiert es jedem einmal, dass im operativen Alltagsgeschäft das Informieren eines Teamleiters, einer Führungskraft oder des Chefs untergeht. Möchte der Teamleiter beispielsweise stets eine Mitteilung, wenn ein Mitarbeiter einen bestimmten Arbeitsschritt mit einem Objekt durchführt, kann man in den Einstellungen für den entsprechenden Objekt-Prozess-Button hinterlegen, dass beim Versand, z. B. eines Objektdatenblattes per E-Mail, automatisch ein weiterer, fest definierter Adressat mit hinterlegt ist. Zudem könnte man natürlich auch andere Kollegen, die eine solche Benachrichtigung benötigen, als feste Adressaten hinterlegen.

Stellen Sie sich als Beispiel für diese Anwendung eine Personalvermittlung vor. Hier könnten die Daten einer zu vermittelnden Mitarbeiterin in einem Objekt hinterlegt werden. Wird nun einem Kunden ein Vermittlungsvorschlag für jene Mitarbeiterin per E-Mail zugesendet, kann man dies dem eigenen Teamleiter automatisch mitteilen lassen, indem dieser bei den festen Adressaten des entsprechenden Objekt-Prozess-Buttons hinterlegt ist.

So hinterlegen Sie in den Einstellungen feste Adressaten für den Mail-Versand über Objekt-Prozess-Buttons

Öffnen Sie im Einstellungsbereich unter "Systemerweiterung" die "Objekte" und wählen jenes aus, bei dem Sie feste Adressaten für den Mail-Versand über Objekt-Prozess-Buttons hinterlegen möchten. Klicken Sie auf den gewünschten Objekt-Prozess-Button.
Unter dem Hauptpunkt "E-Mail" finden Sie dann die entsprechenden Eingabefelder. Die drei Felder "TO", "CC" und "BCC" sind in ihrer Funktion identisch mit den Möglichkeiten bei der Erstellung einer normalen E-Mail.

Hinweis: Wenn Sie bei "TO" im Einstellungsbereich des entsprechenden Prozess-Buttons eine fest hinterlegte E-Mail-Adresse eintragen und kein Objekt-Ansprechpartner beim entsprechenden Kunden hinterlegt ist, dann wird die Mail zwar versandt, aber der Kunde erhält keine Benachrichtigung, sondern lediglich die im Einstellungsbereich angegebenen Personen. Achten Sie deshalb immer darauf, dass ein Objekt-Ansprechpartner zugeordnet ist.

Haben Sie in den Einstellungen einen oder mehrere feste Adressaten hinterlegt und klicken auf den zugehörigen Objekt-Prozess-Button [Abb. 2] im entsprechenden Kundendatensatz, öffnet sich die Entwurf-Ansicht [Abb. 3].

Hinweis: Voraussetzung dafür, dass sich das zugehörige Fenster öffnet, ist, dass Sie in dem Einstellungsbereich bei der Option "als Entwurf anlegen" [Abb. 1] die Checkbox aktiviert haben. Ist diese nicht markiert, wird die E-Mail automatisch durch das Klicken auf den Prozess-Button bereits verschickt.

In der Entwurf-Ansicht [Abb. 3] sieht man nun, dass automatisch die im Einstellungsbereich hinterlegte E-Mail-Adresse [Abb. 1] als fester BCC-Adressat aufgeführt ist.

Fanden Sie diesen Artikel interessant und möchten noch mehr über Objekte und die zugehörigen Prozess-Buttons erfahren? Dann lesen Sie doch mal in diese Beiträge rein.
"Prozess-Buttons jetzt auch in Objekten"
"Das Objekt-Datenblatt"
"Die Objektverwaltung im Überblick"
"Die Objektverwaltung – Anwendungsszenario Personalvermittlung"