Verwendung von Teams in Vorgängen

Gewährleistung einer schnellen Abwicklung von Anfragen durch die Verwendung von Teams

Das Modul "Aufgaben und Projekte" stellt ein zentrales Tool im Rahmen der Bearbeitung von Anfragen und allgemeinen Aufgaben dar. Es bietet Ihnen einen guten Überblick, welche Themen von Ihnen noch zu bearbeiten sind. Mit Hilfe der verschiedenen Eingabeoptionen ist es möglich, andere Benutzer über Änderungen innerhalb eines Vorgangs zu informieren. Dies hat den Vorteil, dass alle Personen, die in irgendeiner Weise von einem Vorgang betroffen sind, automatisch eine Information erhalten, wenn sich an dem aktuellen Stand des Vorgangs etwas ändert.

Diese bekannten Funktionen können auch im Zusammenhang mit Teams genutzt werden. Durch die Verwendung von Teams haben Sie die Möglichkeit, für verschiedene Themenbereiche passende Bearbeiter in einem Team zusammenzufassen. Sobald es eine neue zu erledigende Aufgabe gibt, die diesen Themenbereich betrifft, kann sich derjenige darum kümmern, der zuerst Zeit dafür findet. Auf diese Weise wird eine schnelle Abarbeitung der Anfragen und Aufgaben gewährleistet. Hierfür bietet es sich vor allem an, die Zuständigkeit von Aufgaben, die einen solchen Themenbereich betreffen, einem Team zuzuordnen. Jeder Benutzer, der Teil dieses Teams ist, kann somit diese Aufgaben bearbeiten. Außerdem können Teams auch als Beobachter in Vorgängen hinterlegt werden. Sobald sich dann innerhalb eines Vorgangs Änderungen ergeben, werden automatisch alle Mitglieder des als Beobachter eingetragenen Teams darüber informiert.

Funktionen im Detail

Nachfolgend werden die einzelnen Funktionen aufgezeigt, welche Ihnen im Modul "Aufgaben und Projekte" zur Verwendung im Zusammenhang mit Teams angeboten werden.

Zuständigkeit innerhalb eines Vorgangs

Screenshot geöffneter Bearbeitungsbereich eines Vorgangs mit markierten Teams, welche im Feld "Zuständig" zur Auswahl stehen

Für Vorgänge können sowohl einzelne Benutzer, als auch Teams als zuständig eingetragen werden. Öffnen Sie hierzu die Bearbeitungsmaske eines Vorgangs und wählen das entsprechende Team aus, das für diesen Vorgang zuständig sein soll. Speichern Sie anschließend Ihre Eingabe.

Beobachter innerhalb eines Vorgangs

Screenshot geöffneter Bearbeitungsbereich eines Vorgangs mit markiertem ausgewähltem Team als Beobachter

Als Beobachter können Benutzer sowie Teams eingetragen werden. Falls ein Team als Beobachter festgelegt wurde, erhalten somit automatisch alle Teammitglieder Benachrichtigungen über Änderungen, die diesen Vorgang betreffen.