Belege in Doku365 freigeben

Der einfachste Weg Kunden Belege sicher und zentral verfügbar zu machen

Screenshot Doku365-Front-End-Account mit freigegebenen Belgen

Doku365 bietet genau die richtige Lösung, mit der sich zukünftig die folgenden, in keinem Büro der Welt besonders beliebten, Aussagen größtenteils vermeiden lassen: "Die E-Mail mit dem Angebot wurde wohl versehentlich gelöscht." "Gestern war die Auftragsbestätigung noch auf meinem Schreibtisch, aber heute Morgen..." "Die Rechnung muss wohl irgendwo reingerutscht sein."

Es gibt viele Gründe, warum Belege, wie Angebote oder Rechnungen, öfter einmal bei ihren Empfängern irgendwie "verschüttet" gehen. Die sich daraus ergebenden Umstände sind für beide Seiten entweder äußerst lästig oder sehr unangenehm. Denn der Aufwand für den erneuten Versand, das Verpassen von Zeitfenstern oder die Behandlung von Mahnungen sind sowohl beim Empfänger, als auch beim Ersteller der Dokumente keine gern gesehenen Vorkommnisse.

Aus diesen Gründen bietet Ihnen Doku365 die Möglichkeit, alle Belege, die mit unserer Software "Fakturex" erstellt wurden, auch sofort den Doku365-Front-End-Nutzern verfügbar zu machen. Somit Sie immer sicher, dass Ihre Kunden oder Partner immer eine feste Anlaufstelle haben, bei der sie aktuelle und auch ältere Angebote, Aufträge, Lieferscheine sowie Rechnungen einsehen oder herunterladen können.

Screenshot Ansicht einer Rechnung in einem Doku365-Front-End-Account

Die zum Abruf freigegebenen Belege werden dabei in einem eigenen Bereich der Doku365 Front-End-Maske des entsprechenden Kunden-/Partner-Accounts, jeweils nach Arten sortiert, übersichtlich dargestellt [Abb. 1]. Per Klick auf einen Beleg wird dieser komfortabel in einem eigenen Ansichtsfenster geöffnet. Ebenso kann er über die entsprechenden Schaltflächen direkt gedruckt oder zur weiteren Verwendung heruntergeladen werden [Abb. 2]. Sie als Back-End-Nutzer sind dabei in der Lage, genau zu differenzieren, wer welche Belegtypen zur Verfügung gestellt bekommen soll.

Zusammengefasst bietet Ihnen Doku365 somit folgende Vorteile:

  • Einen zentralen Anlaufpunkt für die Darstellung aktueller und älterer Belege (Archiv)
  • Belege sind jederzeit flexibel von verschiedenen Geräten zum Download oder Druck verfügbar
  • Der Aufwand hinsichtlich erneuter Belegausstellungen und deren Versand wird deutlich reduziert
  • Eine Kosten- und Risikosenkung im Vergleich zum Belegversand per Post oder E-Mail
  • Datensicherheit für Kunden/Partner durch Kennwortwortschutz und SSL-verschlüsselter Datenübertragung

Die Aktivierung der Freigabe von Belegen in Doku365

Screenshot Einstellungsbereich zum Aktivieren der Freigabe von Belegen

Um die Funktion zur Freigabe von Belegen zu aktivieren, rufen Sie den Einstellungsbereich "Berechtigungs-Gruppen" unter dem Menüpunkt "Einstellungen" im Navigationspunkt "Doku365" auf.

  • Wählen Sie anschließend die Berechtigungsgruppe aus, deren Front-End-Nutzern Sie Belege freigeben wollen, z. B. Kunden oder Partnerunternehmen.
  • Aktivieren Sie die Checkbox "Belege" am Ende der Einstellungsmaske.
  • Danach legen Sie über die erscheinenden Checkboxen fest, welche Arten von Belegen den Front-End-Nutzern zur Verfügung gestellt werden sollen, beispielsweise Angebote oder Rechnungen.
  • Fixieren Sie Ihre Eingaben mit "Speichern".

Screenshot-Collage Rechnungsauflistung innerhalb eines Kundendatensatzes, die dann auch im Doku365-Front-End-Account ersichtlich sind

Nach dem Speichern werden alle Belege, welche bei einem Doku365-Account-Datensatz erstellt wurden, zukünftig ohne weiteres Zutun direkt im Front-End-Bereich dargestellt. Dabei werden nur Belege berücksichtigt, die nicht im Status "Entwurf" stehen.

Doku356 hat noch um einiges mehr an Funktionen. Hier die Zusammenstellung von bisher zu diesem Thema erschienen Beiträgen:
"Doku365 – Portallösung für Dokumentation und Kommunikation
"Kundenspezifische Dokumente in Doku365 freigeben"
"Extranet-Inhalte in Doku365 freigeben"
"Objekte in Doku365 freigeben"
"Die Doku365-Formulare"
"Formularerstellung in Doku365"

Sie möchten mehr über unser Webfaktura-System "Fakturex" erfahren? Besuchen Sie dafür www.fakturex.com oder verschaffen Sie sich direkt einen Überblick über dessen Funktionsumfang unter www.fakturex.com/News.

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