Die fünf goldenen Regeln des AkquiseManagers

AkquiseManager Best Practise

Leichteres Leben durch logische und effiziente Arbeitsstrukturen

Screenshot Maske zum Anlegen von Aktivitäten und Wiedervorlagen

Jeder AkquiseManager-Nutzer verwendet sie, entweder aktiv oder passiv, jeden Tag, bestimmt mehrmals und ganz selbstverständlich. Sie gehören zum AkquiseManager wie die Beratung zum Verkaufsprozess oder die Warenübergabe nach erfolgter Zahlung. Die Rede ist von drei wichtigen Kernstücken unseres CRM-Systems: Aktivitäten und Wiedervorlagen und Kampagnen-Stati. Auch weil diese Bestandteile so eng miteinander verbunden sind, beeinflussen sie maßgeblich die gesamten Akquisetätigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen fünf Leitsätze vorstellen, damit beim Einsatz der drei besagten Mittel auch wirklich alles rund läuft. Beherzigen Sie die folgenden aus der Erfahrung gebildeten Punkte und Sie werden sehen, dass sich schnell eine klare Struktur innerhalb Ihres AkquiseManagers ergibt. Mit ihrer Hilfe können Sie sicher sein, dass viele kleine und auch große Stolpersteine gar nicht erst auftauchen.

1. Regel: Jede Tätigkeit mit einem Lead/Kunden, wird in einer Aktivität festgehalten.

… und ja, wenn wir hier "jede" schreiben, dann meinen wir auch JEDE. Selbst wenn sich jetzt der ein oder andere von Ihnen die Hände über den Kopf zusammenschlagen mag und sich vor dem vermeintlichen zusätzlichen Arbeitsablauf graut. Wir können Ihnen felsenfest versichern, dass Sie sich genau dadurch sogar viel Arbeit ersparen und ebenfalls viel mehr Umsatz generieren können. Es müssen keine Romane sein. Kurze, aber dennoch klar verständliche, Stichpunkte reichen vollkommen aus. Denken Sie doch einmal über folgende Fragen nach:

  • Sollte man Absprachen festhalten?
  • Verschaffen einem im Vertrieb nicht oft kleine Informationen, die sonst kein anderer Mitbewerber aufgeschnappt hat, den entscheidenden Vorteil?
  • Sollte eine kundenfreundliche Service- und Informationskette wirklich schon beim nächsten Kollegen aufhören und dort wieder ganz von vorne geknüpft werden müssen?
  • Würden Sie sich geschätzt und wohl fühlen, wenn Ihr Kundenbetreuer auch nach Jahren der Zusammenarbeit zwar irgendwann Ihren Namen zu kennen scheint, aber Sie für Ihn bei jedem neuen Telefonat nur eine Kundennummer ohne jeglichen vergangenheitsbezogenen Hintergrund sind?

2. Regel: Jede Aktivität zieht im Normalfall eine Wiedervorlage im AkquiseManager nach sich.

Der folgende kurze Dialog zwischen einem Vertriebler und seinem Innendienstkollegen spricht für sich und ist ein perfektes Beispiel, für die Untermauerung dieser Regel:
Vertriebler: "Warum haben Sie denn dem Interessenten nicht die Informationen zugeschickt? Er hat eine Woche gewartet und dann den großen Auftrag bei einem Mitbewerber abgeschlossen! Wieso haben Sie sich denn keine Erinnerung angelegt, als Sie gemerkt haben, dass Sie dieser Bitte nicht im selben Moment nachkommen können?"
Innendienst-Mitarbeiter: "Doch, das habe ich…"
Vertriebler: "Im AkquiseManager ist davon aber nichts zu sehen, weder im Datensatz, noch im Aktivitätsstrom."
Innendienst-Mitarbeiter: "Na ja… dort habe ich mir auch die Erinnerung nicht hinterlegt. Ich schrieb sie schnell auf einen Notizzettel und der muss wohl irgendwohin verschwunden sein. Deswegen ist das leider untergegangen ist…".

Screenshot Wiedervorlagen-Anzeige in einem Datensatz

3. Regel: Jede Wiedervorlage ist prinzipiell das Ergebnis einer Aktivität im AkquiseManager.

"Informationsmaterial schicken". Eine direkte Anweisung, die als Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt eingestellt wurde. Die pünktliche Erinnerung an sich ist aber nur "die halbe Miete". Mag die Anweisung auch noch so direkt sein, klar ist dadurch noch lange nicht. Dafür fehlt die zugehörige Aktivität, aus der hervorgeht, was z. B. mit dem Interessenten besprochen wurde und für welche Art von Material er sich genau interessiert. Erst dadurch kann die Aufgabe effizient und zur Zufriedenheit aller Parteien erledigt werden.

4. Regel: Eine Wiedervorlage wird durch eine Aktivität erledigt, die dann ihrerseits eine neue Wiedervorlage nach sich zieht.

Wiedervorlage erfolgreich erledigt, Haken setzen, aus den Augen, aus dem Sinn. Leider hat die Erfahrung gezeigt, dass diese Herangehensweise auf die Dauer nicht wirklich praktikabel ist. Man mag vielleicht selbst wissen, dass man eine Aufgabe abgeschlossen hat, aber die Kollegen eben nicht. Lassen Sie darum den Informationsfluss im Team nicht abbrechen und halten Sie auch für andere fest, was Sie wann erledigt haben. Das erspart nicht nur Zeit durch die Vermeidung von internen Rücksprachen, sondern kann auch beim Kundenservice viele Vorteile bringen, wie z. B. eine sofortige Erteilung von Auskünften zum Stand eines Auftrags. Lassen Sie die "Aktivität-Wiedervorlage-Sequenz" niemals abreißen, damit Ihnen nicht das gleiche Missgeschick wie aus der Beschreibung von Regel Nummer 2 geschieht! Beherzigen Sie als Ergänzung von Regel 4 am besten auch die folgende Aussage:

Keine Wiedervorlage = "Toter" Kunde

Vor allem im Vertrieb ist nicht nur der angenehme, sondern auch der andauernde Kontakt besonders wichtig. Arbeiten nach dem Motto "Auftrag abgeschlossen, der nächste Kunde bitte" funktioniert heutzutage gar nicht mehr. Bleiben Sie darum bei ihrem Kunden auch nach dem Abschluss weiter am Ball. Sei es der Anruf zwei Wochen später, um sich nach der Zufriedenheit mit dem Kaufprozess und der Ware zu erkundigen, ein Besuch jedes halbe Jahr, um neue Produkte vorzustellen, oder eine nette Karte zum Geburtstag oder an Weihnachten. Seien Sie permanent (aber nicht penetrant!) präsent und Sie werden sich mit Sicherheit über den ein oder anderen zusätzlichen Auftrag freuen, der sich dadurch fast von allein ergibt. Vor allem die Funktion der wiederkehrenden Wiedervorlage ist Ihnen dabei sehr von Nutzen. Durch diese können Sie davon ausgehen, dass der zugehörige Datensatz in regelmäßigen Abständen auf Ihrem Bildschirm auftaucht und der Kunde niemals kalt wird.

5. Regel: Der Kampagnen-Status eines Kunden/Datensatzes ändert sich nur durch eine damit zusammenhängende Aktivität.

Kampagnen-Stati geben immer an, in welcher Beziehung wir gerade zu einem Datensatz und damit der sich dahinter verbergenden Firma stehen. In der Regel ist es, zumindest im Geschäftsbereich, so, dass sich ein solcher "Beziehungsstatus" nur selten über Nacht und ohne Grund einfach ändert. Ist es darum nicht wünschenswert zu wissen, warum z. B. der Status "Angebotsphase" plötzlich auf "Wünscht keinen Kontakt" zurückgestuft wird? Der Grund dieser, doch ziemlich drastischen, Entwicklung muss auf jeden Fall dokumentiert werden, sodass einmal gemachte Fehler zukünftige vermieden werden können. Stellt man im Gegensatz dazu den Status voller Stolz auf "Kunde" um, so hat auch diese Aktion bestimmt einen Hintergrund, nämlich die Annahme des vorangegangen Angebots. Dieses durchaus erfreuende Ergebnis einer anstrengenden Verhandlung muss natürlich ebenfalls in klaren Stichpunkten in einer Aktivität festgehalten werden. Dadurch sind alle Informationen zu den Präferenzen des Kunden leicht nachvollziehbar, ohne jedes Mal die Faktura nach seinen letzten Aufträgen durchsuchen zu müssen.

Letzter Tipp: Sie möchten wirklich sicher sein, dass die Kette zwischen Aktivitäten und Wiedervorlagen niemals durchbrochen wird? Dann finden Sie in den Rechtegruppen-Einstellungen die passenden Optionen, die dafür sorgen, dass der eine niemals ohne den anderen Punkt angelegt werden kann (Ausnahmen können bei Bedarf bei finalen Stati gemacht werden oder falls dem Datensatz noch gar kein Kampagnen-Status zugewiesen wurde).

Zu diesem Thema passende News-Beiträge finden haben wir hier für Sie zusammengestellt:
"Anzeigen der zugehörigen Aktivität bei Wiedervorlagen"
"Der Aktivitätsstrom"
"Die automatische Wiederholung bei Wiedervorlagen"
"Wiedervorlagen Massenbearbeitung"
"Wiedervorlagen umbuchen"

Sie sind neugierig auf weitere Artikel aus der Rubrik "AkquiseManager Best Practise"? Dann lesen Sie doch gleich hier weiter:
"Desktop-Verknüpfungen zum AkquiseManager einrichten"

zurück