Einsatz von Zusatzfelder-Kategorien
Zusatzfelder – Die Feldtypen "Kategorie" und "Mehrfach-Kategorie"
Zusatzfelder stellen einen wesentlichen Bestandteil der ameax Unternehmenssoftware dar, denn sie bieten den Verwendern umfangreiche Möglichkeiten zur Personalisierung und Individualisierung. Dabei handelt es sich um die verschiedensten Arten von Eingabefeldern, mit welchen ein Modul sehr einfach und schnell ergänzt werden kann. Die Inhalte der Zusatzfelder lassen sich sowohl bei der Erstellung von Auswertungen, als auch als Filterkriterium in Suchmasken verwenden. Um für sämtliche Bereiche die optimale Nutzung der Zusatzfelder ermöglichen zu können, werden die Feldtypen kontinuierlich erweitert und ergänzt, wie auch die in diesem News-Beitrag relevanten Feldtypen "Kategorie" und "Mehrfach-Kategorie", welche in Zusammenhang mit den Zusatzfelder-Kategorien verwendet werden.
Diese Funktion wird nun anhand des Beispiels einer Online Marketing Agentur detaillierter erläutert: Das Unternehmen hat im Rahmen der Zusatzfelder-Kategorien zwei verschiedene Bereiche (Interessensgebiete und Fachausrichtung) angelegt. Innerhalb der Zusatzfelder-Kategorie "Interessensgebiete" wurden verschiedene Unterkategorien, wie beispielsweise "Content Marketing" oder "Paid Advertising", erstellt. Konkret wird in diesem Beispiel der Feldtyp "Mehrfach-Kategorie" verwendet, um mit Hilfe eines Ansprechpartner-Zusatzfelds verschiedene Kategorien in einem Ansprechpartner zu hinterlegen und diese anschließend auch auswerten zu können.
Wofür können diese Informationen nun sinnvoll und hilfreich sein? Ganz einfach: Stellen Sie sich einen Mitarbeiter im Marketingbereich vor, der mit den im Unternehmen erstellten Newslettern genau die Personen erreichen möchte, die sich für das spezielle Thema auch interessieren. Die hinterlegten Interessensgebiete der Ansprechpartner kann er nun ganz unkompliziert nach dem Thema des Newsletters filtern und somit die relevanten Inhalte genau den richtigen Ansprechpartnern zuspielen.
Funktionsweise der Zusatzfelder-Kategorien
Um die Zusatzfelder-Kategorien zu definieren oder zu bearbeiten, öffnen Sie in den Einstellungen unter "Systemerweiterung" den Bereich "Zusatzfelder-Kategorien".
An dieser Stelle lassen sich verschiedene Zusatzfelder-Kategorien erstellen. Im hier dargestellten Beispiel wurden die beiden Kategorien "Fachausrichtung" und "Interessensgebiete" angelegt.
In der geöffneten Zusatzfelder-Kategorie kann eine entsprechende Baumstruktur angelegt werden, indem Sie jeweils auf die übergeordnete Ebene klicken und anschließend im Bereich "Anlegen" die Unterpunkte hinzufügen [Abb. 4/2]. Im Reiter "Bearbeitung" lässt sich die Bezeichnung der einzelnen Ebenen anpassen [Abb. 4/1]. Wie auch bei anderen Baumstrukturen, können vorhandene Punkte im Bereich "Löschen" sowohl gelöscht, als auch zusammengeführt werden [Abb. 4/3].
Zusatzfelder können Sie in den Einstellungen unter "Systemerweiterung" im Bereich "Zusatzfelder" definieren. Bei der Anlage eines Kunden Zusatzfelds stehen Ihnen zwei Feldtypen bzgl. der Zusatzfelder-Kategorien zur Verfügung: "Kategorie" und "Mehrfach-Kategorie".
Der Feldtyp "Kategorie" ermöglicht bei der Anlage eines Kundendatensatzes die Auswahl einer einzelnen Kategorie [Abb. 5/1]. Beim Feldtyp "Mehrfach-Kategorie" lassen sich dagegen mehrere verschiedene Kategorien bei der Anlage eines Kundendatensatzes auswählen [Abb. 5/2].
Bei der Anlage eines Kundendatensatzes kann bei zuvor gewähltem Feldtyp "Kategorie" [Abb. 5/1] lediglich eine Kategorie ausgewählt werden. In [Abb. 6] wurden dagegen mehrere Kategorien zugeordnet, da beim entsprechenden Zusatzfeld der Feldtyp "Mehrfach-Kategorie" [Abb. 5/2] festgelegt wurde.
Bei der Erstellung von Auswertungen mit dem Filter einer speziellen Kategorie ist zu beachten, dass auch die Unterstruktur mit selektiert wird. In [Abb. 7] sieht man die erstellte Auswertung mit der Kategorie "Paid Advertising" als Filter. Wie in [Abb. 6] ersichtlich, wurden beim Ansprechpartner Herrn Hirmer lediglich Unterebenen der Kategorie "Paid Advertising" ausgewählt. Diese werden in der Auswertung schließlich auch mit aufgelistet.
Weitere interessante Informationen rund um das Thema der Zusatzfelder finden Sie in den nachfolgenden News-Artikeln:
"Zusatzfelder – jetzt auch bei Aktivitäten, Wiedervorlagen und Aufträgen"
"Noch mehr Zusatzfelder – weitere Anpassungsmöglichkeiten in der ameax Unternehmenssoftware"
"Kategorien als Pflichtangabe bei der Neukundenanlage"
"Upload von Audiodateien und Videos in Zusatzfelder"
"Erweiterter Einsatz von Zusatzfeldern"
"Ergänzungen bei Zusatzfeldern"