Vielfältige Funktionen bei den Abonnements in der ameax Faktura

Abonnements und deren Einsatzkonstellationen in der ameax Faktura

Eingehende Rechnungen stellen beim Kunden stets ein unangenehmes Ereignis dar, insbesondere dann, wenn sich diese häufen. Angenommen ein Kunde nimmt bei Ihnen monatlich eine bestimmte Anzahl eines bestimmten Produkts ab und dies für beispielsweise einen Zeitraum von zwölf Monaten. Hierfür könnten Sie natürlich ein Abonnement in Ihrer ameax Faktura erstellen, aus dem regelmäßig, einmal pro Monat, die zugehörige Rechnung versendet wird. Jedoch wird Ihr Kunde bei der Zusendung einer jeden einzelnen Rechnung neu daran erinnert, dass er den mit Ihnen bestehenden Vertrag vielleicht auch kündigen könnte.

Um diesen Nebeneffekt zu vermeiden, bietet es sich an, statt Rechnungsbelege aus dem laufenden Abonnement generieren zu lassen, Abbuchungsbelege zu verwenden. Bei diesen werden die ausgegebenen Einzelbelege nur intern erfasst und Kunden bekommen keine monatlichen Rechnungen zugesendet. Zu Beginn der regelmäßigen Leistungsstellung erhält der Kunde einmalig einen Dauerrechnungsbeleg, welchen er zur Vorlage beim Finanzamt verwenden kann. Erst bei inhaltlichen Änderungen bekommt er, wiederum einmalig, eine neue und somit aktualisierte Dauerrechnung ausgestellt.

Um bereits die Anlage eines Abonnements so einfach wie möglich zu gestalten, kann dieses direkt im Auftrag über einen entsprechenden Button angelegt werden.

Nachfolgend werden diese verschiedenen Funktionen rund um den Themenbereich "Abonnements" genauer erläutert.

Anlage eines Abonnements aus einem Auftrag heraus

Innerhalb eines Auftrags lässt sich über den Button "Abonnement anlegen" direkt aus dem Auftrag heraus ein Abonnement anlegen. Dieser Button wird nur dann angezeigt, wenn aus diesem Auftrag noch kein Abonnement generiert wurde und im Auftrag fortlaufende Artikel enthalten sind.

Haben Sie in Ihrer ameax Unternehmenssoftware mehrere Mandanten hinterlegt, dann können Sie hierbei auswählen, für welchen Mandanten das Abonnement angelegt werden soll.

Anlage einer Dauerrechnung im Rahmen des Abonnements

Unter einer Dauerrechnung versteht man einen abonnementbezogenen Beleg, der als einmaliger Nachweis für eine andauernde Leistungsstellung dient. Das bedeutet, dass der Kunde zwar monatliche Abbuchungen hat, dafür aber keine monatlichen Rechnungen, sondern lediglich eine einmalige Rechnung erhält.

Die Dauerrechnung dient dabei zur Vorlage beim Finanzamt für den entsprechenden Vorsteuerabzug. Inhaltlich gibt die Dauerrechnung an, welcher Betrag bzw. welche Mehrwertsteuer regelmäßig abgebucht wird. Die Dauerrechnung stellt somit ein genaues Abbild des Abonnements dar.

Sobald sich innerhalb des Abonnements inhaltliche Änderungen, wie beispielsweise zusätzliche Leistungen und somit ein höherer Abbuchungsbetrag, ergeben, ist auch die Zusendung einer aktualisierten Dauerrechnung an den Kunden erforderlich.

Sie legen eine Dauerrechnung an, indem Sie im geöffneten Abonnement auf den Button "Dauerrechnung anlegen" klicken.

Bei der Anlage der Dauerrechnung lässt sich ein Bezugsdatum festlegen. Dieses ist insbesondere dann relevant, wenn in einzelnen Abonnement-Positionen ein Start- bzw. End-Datum eingetragen wurde. Im Rahmen der Dauerrechnung werden nur Positionen aufgelistet, die zum Zeitpunkt des Bezugsdatums gültig sind. Das bedeutet, wenn bei Ihrem Kunden z. B. im Folgemonat eine Leistung wegfällt, und Sie trotzdem bereits vorab die Dauerrechnung verschicken möchten, ist es erforderlich, als Bezugsdatum ein Datum im Folgemonat zu wählen, sodass diese Leistung in der Dauerrechnung nicht mehr erscheint.

So aktivieren Sie den Beleg-Typ "Dauerrechnungen"

Um Dauerrechnungen erstellen zu können, öffnen Sie in den Einstellungen unter "Faktura" den Bereich "Einstellungen" und aktivieren im Reiter "Beleg-Typen" die Checkbox bei der Option "Dauerrechnungen". Speichern Sie abschließend Ihre Eingabe.

Generierung von Abbuchungsbelegen im Rahmen von Abonnements

Der Belegtyp "Abbuchungsbeleg" dient dazu, bei Abonnements interne Belege zu generieren. Mit dieser Funktion ist es möglich, dass beim Kunden Beiträge abgebucht werden, diese aber nicht für jede einzelne Abbuchung eine separate Rechnung erhalten müssen, wenn sie vorher eine zugehörige Dauerrechnung bekamen.

Statistisch werden Abbuchungsbelege wie Rechnungen, Stornobelege oder Gutschriften etc. behandelt. Bei Abbuchungsbelegen gibt es außerdem eine Funktion, diese in Storno-Belege weiterzuführen. Dabei wird in den Positionen des weitergeführten Belegs jeweils das Vorzeichen gewechselt.

Sobald Sie die Zahlart auf "Rechnung" abändern, ist auch eine manuelle Anpassung des Belegtyps im Abonnement auf "Rechnung" erforderlich, denn der Belegtyp "Abbuchungsbeleg" macht bei der Zahlart "Rechnung" schließlich keinen Sinn mehr.

Durchführen der Eingaben innerhalb der Abrechnungseinstellungen eines Abonnements

Im Rahmen der Abrechnungseinstellungen eines Abonnements kann festgelegt werden, ob aus dem Abonnement Abbuchungsbelege oder Rechnungen generiert werden sollen [Abb. 6/1]. Außerdem lässt sich in dieser Einstellungsmaske der zugehörige Versand-Modus festlegen. Hierbei gibt es u. a. die Option "Ohne Versenden weiterverarbeiten" [Abb. 6/2]. Diese können Sie insbesondere bei der Erstellung von Abbuchungsbelegen verwenden. Der Status wird dabei, ohne Zusendung eines Belegs an den Kunden, automatisch auf "Warte auf Zahlung" gesetzt.

Festlegung der Einstellungen im Bereich Abo-Konditionen

Die Einstellungen bzgl. des Belegtyps [Abb. 7/1] und des Versand-Modus [Abb. 7/2] lassen sich alternativ zu den Einstellungen eines spezifischen Abonnements auch im Rahmen der allgemeinen Abo-Konditionen festlegen. Diese finden Sie in den Einstellungen im Bereich "Faktura" unter "Abo-Konditionen".

So aktivieren Sie den Beleg-Typ "Abbuchungsbelege"

Um Abbuchungsbelege erstellen zu können, öffnen Sie in den Einstellungen unter "Faktura" den Bereich "Einstellungen" und aktivieren im Reiter "Beleg-Typen" die Checkbox bei der Option "Abbuchungsbelege". Speichern Sie abschließend Ihre Eingabe.

Weiterführende Informationen zu den Themen "Abonnements" und "Belege" finden Sie in dieser Artikelauflistung:
"Abo-Bestand und Abo-Forecast anzeigen lassen"
"Die automatisch wiederkehrende Rechnung"
"Start/Stopp – Anfangs- und Endpunkte bei wiederkehrenden Rechnungen genau festlegen"
"Editor und Formatierungsmöglichkeiten in der ameax Faktura"
"Massenupdate bei Belegen"
"Hilfreiche Funktionen für Belegerstellung und -versand innerhalb der ameax Faktura"
"Zusatzfelder im Lieferschein und individuelle Benennung von Belegen in ameax Faktura"
"Neue Funktionen bei Lastschriften und Belegen"