Zusammenfassungs-E-Mails bei den Formularen
Abgesendete Formulare immer im Blick mit Hilfe der Funktion einer Zusammenfassungs-E-Mail
Im Alltagsgeschäft ist es besonders wichtig, den Überblick bei all den verschiedenen Aufgaben, die teilweise im Minutentakt anfallen, zu behalten. Zum Glück unterstützen Sie einige hilfreiche Funktionen in Ihrer ameax Unternehmenssoftware, sodass nichts übersehen wird. Bei den Formularen gibt es dafür z. B. zusätzlich zu der Erinnerungs- und Benachrichtigungs-Funktion auch die Option einer sog. "Zusammenfassungs-E-Mail". Diese hilft Ihnen, automatisiert und somit sehr effizient verschiedene Personen stets auf dem aktuellen Stand in Bezug auf eingegangene Formulare zu halten.
In [Abb. 1] dargestellt sehen Sie eine Zusammenfassungs-E-Mail, mit welcher verschiedene Personen über die Absendung eines Formulars informiert werden. In diesem Zuge können nicht nur Kollegen, die ebenfalls den AkquiseManager nutzen, benachrichtigt werden, sondern insbesondere auch externe Personen. So wissen diese ebenfalls sofort Bescheid und können gegebenenfalls schon Vorbereitungen zur weiteren Bearbeitung von Aufgaben treffen, die Ihnen gleich in diesem Zusammenhang zugeteilt werden.
Eine Zusammenfassungs-E-Mail wird automatisch an den Benutzer geschickt, der in den Einstellungen als zu benachrichtigende Person hinterlegt wurde, wenn ein bestimmtes Formular ausgefüllt zurückgeschickt wurde. Ebenso wird die Nachricht bei Bedarf an weitere verknüpften Personen versendet, sobald ein Formular im Dokumentenportal abgesendet wurde. Das PDF-Dokument des Formulars ist dann geschlossen und kann somit nicht mehr bearbeitet werden.
Diese Zusammenfassung kann auch manuell im Editor vom Benutzer aus versendet werden [Abb. 2].
So legen Sie die Einstellung bzgl. der Zusammenfassungs-E-Mail fest
Um die Einstellungen für die Zusammenfassungs-E-Mail festzulegen, öffnen Sie ein Formular. Diese finden Sie in den Einstellungen unter "Dokumentenportal" im Bereich "Formulare". Wählen Sie zuerst die entsprechende Textvorlage aus. Diese lässt sich im Einstellungsbereich "Nachrichten" unter "Textvorlage" frei gestalten. Wichtig ist es, der Textvorlage eine Textvorlagen Kategorie mit dem ausgewähltem Modul "Formulare" zuzuweisen. Wie dies funktioniert, können Sie hier im Detail nachlesen. Anschließend legen Sie das Absender-Postfach und die Absender-Signatur fest. Im Feld "Zusammenfassung Kopie an" können Sie E-Mail-Adressen angeben, an die die Zusammenfassung jeweils als "CC" gesendet werden soll.
Für die Aktivierung der "CC-Funktion" setzen Sie in den Einstellungen unter "Dokumentenportal" im Bereich "Formulare Einstellungen" das Häkchen bei "An Kopie-Empfänger als CC versenden".
Mehr Infos zu den Formularen aus dem ameax Dokumentenportal gefällig? Dann gleich hier weiterlesen:
"ameax-Dokumentenportal – Formulare via zugeschicktem Link ausfüllen"
"Abschnitte in ameax Dokumentenportal-Formulare einfügen"
"Handschriftliche Signaturen in Doku365-Formularen"
"Dateiuploads in den Doku365-Formularen"
"Die Doku365-Formulare"
"Formularerstellung in Doku365"