Handschriftliche Signaturen in Doku365-Formularen - AkquiseManager News: Neue Funktionen, Updates, Verbesserungen

Handschriftliche Signaturen in Doku365-Formularen

Zur Bestätigung einfach unterschreiben

Screenshot eines in einem Doku365-Account angezeigten Formulars mit einem gefüllten Feld für digitale handschriftliche Signaturen

Vor allem wenn man es als Unternehmen nicht mit anderen Unternehmen als Kundschaft zu tun hat, sondern mit Privatpersonen, sind Unterschriften zur Bestätigung oder Willenserklärung auch heute noch ein oft nötiges und gängiges Mittel. Aber auch bei einigen B2B-Geschäften kommt es hierbei immer noch zur Sicherheit zur Bitte nach einer persönlichen Signatur. Und da Zeit im B2B-Bereich und sogar bei vielen Privatpersonen ein knappes Gut ist, muss eine Unterschrift natürlich am besten augenblicklich geleistet werden können, egal wann und wo. Denn unter Umständen kann nur dadurch ein Auftrag noch rechtzeitig erteilt oder eine Vertag innerhalb einer bestimmten Frist geändert werden.

Selbst wenn dem Kunden das passende Dokument zur Bestätigung sofort per E-Mail geschickt wird, kann sich dessen Vervollständigung durch seine Unterschrift mangels eines Druckers dann doch noch zu lange hinziehen. Ist ein Drucker vorhanden, benötigt man anschließend aber ebenfalls einen Scanner oder zumindest ein Smartphone mit Fotoapparat (und selbstverständlich ausreichend geladenem Akku) für den schnellen Rückversand. Wenn es einmal wirklich darauf ankommt, wird eine solche Situation auf der Zielgeraden sehr umständlich oder nervenaufreibend – zum einen für den Kunden und am Ende ebenfalls für das Unternehmen, das sich mit dem schimpfenden Kunden befassen muss, sollte dann doch nicht alles pünktlich über die Bühne gehen können.

Tun Sie deswegen Ihren Kunden und damit Ihrem Unternehmen etwas Gutes und verwenden Sie ameax Doku365. Denn die dort einsetzbaren Formulare können mit Feldern für die Eingabe von handschriftlichen digitalen Signaturen ausgestattet werden. Das oben beschriebene Szenario ist damit innerhalb weniger Sekunden zu einem positiven Abschluss gebracht:

Ruft ein Kunde an und bittet beispielsweise um die Änderung seines Vertrags, so kann ihm sein Betreuer am Telefon noch während des Gesprächs das passende, vom System automatisch vorausgefüllte, Formular zur Unterschrift bereit in seinem persönlichen Doku365-Kundenaccount hinterlegen. Sollte der Kunde gerade kein Tablet parat haben, um seinen Account zu öffnen und das Formular direkt dort zu unterschreiben, tut es auch sein Smartphone, was er hierfür nur kurz vom Ohr nehmen muss. Unterschriften können per Finger, digitalem Eingabestift oder Maus geleistet werden, je nachdem, welches Eingabegerät man gerade zur Hand hat.

Screenshot eines digital unterschriebenen und an den Betreuer zurückgeschickten Doku365-Formulars.

Sollten weitere Ergänzungen im Formular nötig sein, können diese bequem über die Tastatur des Eingabegeräts durchgeführt werden. Nach einem letzten Klick sowie der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage landet das Formular samt neuem Inhalt wieder im Datensatz des Kunden und damit auf dem Bildschirm seines Betreuers.

Screenshot eines als PDF ausgegebenen und unterschriebenen Doku-365-Formulars

Bei Bedarf kann aus dem zurückgeschickten Formular auch eine PDF-Datei, z. B. für den Ausdruck im Unternehmen, erstellt werden.

Das Unterschriftsfeld wird zur Verwendung nicht nur in Doku365 zur Verfügung gestellt, sondern sukzessive auch in immer mehr Modulen und Bereichen aufgenommen. Ein Beispiel hierfür sind die Objekte des ameax AkquiseManagers.

So setzen Sie Felder für Online-Unterschriften ein

Screenshots der Masken zum Einrichten eines Online-Unterschriftsfelds in Formularen und Objekten

Formulare können selbst je nach Einsatzzweck und Geschmack gestaltet werden. Hier haben Sie für jedes Eingabefeld die Wahl, welche Art von Feldtyp Sie verwenden möchten. Bedarf es also einer Unterschrift, welche die das Formular ausfüllende Person zu leisten hat, so wählen Sie bei der Erstellung des Formulars an der gewünschten Stelle das dazu nötige Feld "Online-Unterschrift" aus.

Bei der Ausgestaltung von Objekten mit Feldern zum Eintragen einer Online-Unterschrift funktioniert es genauso: Wählen Sie einfach an der entsprechenden Stelle im Objekt das gleichnamige Feld aus und schon steht es zum Einsatz bereit.

Allgemeine Details zur Anlage von Formularen und Objekten finden Sie am Ende dieses Artikels in der Linksammlung mit weiteren passenden Informationen.

Screenshot eines zum Versand fertigen Formulars mit Online-Unterschriftsfeld

Nach dem Anlegen des Unterschriftenfelds wird es Ihnen an der entsprechenden Stelle eines Formulars oder Objekts dargestellt. Die Eingabe kann schon von Anfang an jederzeit per Maus-, Digitalstift- oder Fingereingabe getestet werden.

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