Die Kalender-Heat-Map
Die Verteilung von Wiedervorlagen immer im Blick
Sich an einem Tag vor Arbeit kaum retten können, versuchen sich irgendwie durchzuboxen und dann auch noch Flüchtigkeitsfehler machen, die in Überstunden korrigiert werden müssen – am anderen Tag am Schreibtisch sitzen und inständig hoffen, dass zumindest der Kollege vom nächsten Büro anrufen möge, damit wenigstens ein bisschen was zu tun hat. Die Beschreibung zweier Extremsituationen kann durchaus gelegentlich bei jedem einmal vorkommen. Sollten Sie dies aber als Dauerzustand bei sich selbst erkennen, so besteht dringender Handlungsbedarf!
Für eine ausgewogene Verteilung von Wiedervorlagen haben wir die Kalender-Heat-Map eingeführt. Mit Hilfe der Anzeige von Kalenderblättern im Anlagefenster von Wiedervorlagen können Sie auf Anhieb erkennen, an welchen Tagen noch Kapazitäten bestehen und welchen Tagen man besser nichts mehr an zusätzlichen Aufgaben aufnehmen sollte. Die verschiedenfarbig dargestellten Tage in den Kalenderblättern geben schon optisch Auskunft über den aktuellen Stand der Dinge. Fahren Sie mit der Maus über einen bestimmten Tag, so wird die Farbanzeige durch einen Tool-Tipp-Fenster ergänzt, das Ihnen die konkrete Anzahl der bereits an diesem Tag eingetragenen Wiedervorlagen angibt.
Es ergeben sich somit folgenden Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen:
- Etablierung eines homogenen Arbeitsflusses ohne extreme Spitzen und Tiefen
- Vermeidung von Überforderung und dadurch entstehenden Fehlern, die zu zusätzlicher Arbeit führen
- Verbesserung des Arbeitsklimas und der Mitarbeiterzufriedenheit
- Bessere Personalplanung durch Erfassung des Arbeitsaufkommens auf einen Blick, z. B. in Callcentern
Die Einrichtung der Kalender-Heat-Map
Die Kalender-Heat-Map ist in allen AkquiseManager-Versionen verfügbar. Für ihre Aktivierung und Einrichtung begeben Sie sich im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" unter "Kunden, Aktivitäten, …" zum Bereich "Wiedervorlagen". Aktivieren Sie dort die Checkbox "Kalender-Heat-Map". Danach werden Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten angezeigt:
- Anzahl der Monate
Legen Sie hier fest, wie viele Monate Ihnen bei der Anlage von Wiedervorlagen für die Planung angezeigt werden sollen. - Die Stufen
Je nach Menge der bereits an einem Tag eingetragenen Wiedervorlagen, variiert die dort angezeigte Farbe in drei Abstufungen. In diesen drei Bereichen stellen Sie ein, ab welcher Anzahl die nächste Stufe erreicht und damit auch die nächste Farbe zu sehen sein wird. Die dargestellten Farben können für jede Stufe frei bestimmt werden. Es bietet sich jedoch an, das Ampel-Prinzip beizubehalten, um alle Angaben zwischen "alles im grünen Bereich" bis hin zu "stopp, hier geht gar nichts mehr!" mit Hilfe der klassischen Signalfarben sofort erfassen zu können.
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